10 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS NAS EMPRESAS

Juan Cacio Peixoto*

Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.

Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar? Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento que facilitará no momento que solicitarem?

Quem poderá orientar na metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca?

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.

Coloque em prática:

P Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:

†  Correspondência Pessoal

†  Comercial

†  Relatório

†  Artigo de Jornal ou Literatura Técnica

†  Administrativo

ü    Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;

P Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;

P Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;

P Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;

P Ordene pelo método de arquivamento definido;

P Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;

P Proceda o arquivamento;

P Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;

P Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia; 

Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

TODA a criação de Deus reflete ordem. Uma “simples” célula de fermento, por exemplo, é uma maravilha de organização. Ela tem praticamente o mesmo número de componentes de um Boeing 777. Ainda assim, cada um deles tem um lugar específico e se encaixa numa esfera de apenas 5 mícrons de diâmetro. Mas, ao contrário dos aviões a jato, as células do fermento podem se reproduzir. Que ordem e organização maravilhosas! — 1 Coríntios 14:33.

Sucesso. Organize mais e melhor.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional. Para saber mais, acesse  www.acervo.com.br

Você é fiel financeiramente?

Aline Rabelo Administradora com mais de oito anos no mercado financeiro, é coordenadora do Investmania. 


Um relacionamento entre pessoas deve ser baseado em amor, confiança, cumplicidade e fidelidade. E no compromisso a dois, a fidelidade ganha contornos ainda mais relevantes. Qualquer deslize neste quesito pode levar a discussões e, até, ocasionar o fim de um laço de longa data. Mas além da fidelidade amorosa, será que você também é fiel financeiramente? Muitos casais decidem administrar as suas finanças domésticas em uma única conta, têm cartões conjuntos e seguem convencidos de que estão sendo fiéis com o seu parceiro ao expor toda a sua "contabilidade". Mas será que nenhum dos dois nunca pulou, financeiramente, a cerca? 

Aquele lindo sapato que a esposa comprou e disse que estava em liquidação, só que não. Ou aquele celular recém-lançado, que o marido não resistiu só porque é mais moderno do que o atual. Será que o casal está sendo fiel um com o outro? Em uma relação, ou se tem fidelidade ou não se tem e, no campo financeiro é a mesma coisa. Não adianta dizer que é fiel e na primeira tentação ir às compras e esconder as sacolas para o parceiro ou parceira não ver você chegando com a nova aquisição.

Pior, quando for questionado sobre o novo "presentinho", afirmar que você comprou há algum tempo, mas só agora resolveu usar. Isso não é fidelidade. Uma relação tem que ser feita de sentimentos verdadeiros. E quando a fatura do cartão de crédito chega?

Ela é motivo de brigas homéricas devido a tantas surpresas? O parceiro fica furioso devido ao uso contínuo do cheque especial gerado por despesas supérfluas? Se qualquer uma das respostas for sim, chegou a hora de "discutir a relação". Que tal ser fiel com você e com seu parceiro e propor uma estratégia que englobe, de fato, todos os gastos fixos e extras e os investimentos da família.

Não é nada fácil organizar o orçamento familiar, mas é necessário. A "mágica" para manter as contas equilibradas é bem simples: basta gastar menos do que se ganha. Sem este controle é mais complicado saber quanto da receita já está comprometida, se vai sobrar ou faltar dinheiro, ou se será possível fazer alguma aquisição extra ou investimento.

Além disso, para que a família possa chegar ao fim do mês com alguma folga orçamentária são necessárias persistência, disciplina e boa vontade. Para ajudar nesta empreitada, que tal estipular algumas regras e fazer um bom planejamento? 

Requisite a participação de toda a família, inclusive dos filhos; estabeleça as prioridades de cada membro da família; anote todos os gastos e a forma de pagamento, faça uma planilha para facilitar; estabeleça limites de gastos para cada categoria de despesas; não se deixe corromper por uma liquidação; planeje as compras com antecedência; trace uma meta de poupança para a realização de sonhos futuros, como viagens e compra de bens duráveis; e, sobretudo, sejam felizes. 

Fonte: DCI – SP

Noruega irá digitalizar e disponibilizar de graça todo seu acervo de livros

Pode-se dizer que a Noruega planeja digitalizar todos os livros em norueguês. Isso porque, até 2020, a Biblioteca Nacional do país, deverá criar versões eletrônicas para todo seu acervo - e, por lei, todo livro publicado (e todo conteúdo midiático) no país deve ter uma cópia na instituição.

Mas não é só isso. Todo esse conteúdo será disponibilizado gratuitamente não apenas para quem está nas instalações da biblioteca, mas para qualquer um que acesse o sistema de dentro da Noruega. Se seu IP indicar que você está no país, voilá, as portas norueguesas do conhecimento se abrem.

O conteúdo digitalizado fica disponível para qualquer um que esteja no país

"Quando vocês dizem que todo o acervo da biblioteca será aberto digitalmente, isso inclui obras que ainda estão protegidas pelas leis de copyright?", você pode perguntar. E a resposta é um sonoro SIM. Enquanto no Brasil temos sérias restrições pelos direitos autorais, regulamentados em 1998, antes da era da informação na nuvem, a Noruega quebra as paredes impostas pelos monopólios intelectuais. E, enquanto isso, nossas leis permitem que obras entrem em domínio público apenas 70 anos depois do ano subsequente da morte do autor.

A medida não só estimula uma maior distribuição da cultura, como também a  sua preservação. Como aponta este artigo do The Atlantic, quando os futuros arqueólogos da internet buscarem entender a nossa civilização, encontrarão imagens de celebridades, Tumblrs engraçadinhos e GIFs. E, quando forem estudar os noruegueses, terão acesso à toda literatura produzida no país. Tudo porque nossa arte estava restrita ao meio físico, ou protegida por leis muito severas. Nesse sentido, a Noruega poderá ser, no século XVII, o que a Grécia antiga foi para o Renascimento: fonte de inspiração por sua riqueza de registros.

Fonte: http://revistagalileu.globo.com

O QUE É CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | CEDOC?

                                                                                     *Juan Cacio Peixoto 

  

As definições para Bibliotecas Especializadas e Centros de Documentação são muito semelhantes.

Ambos são considerados como unidades pertencentes a instituições governamentais, particulares ou associações formalmente organizadas com o objetivo de fornecer ao usuário a informação relevante de que ele necessita, em um campo específico de assunto.

Shera define a Biblioteconomia como o “conjunto de organismos, operações técnicas e princípios que dão aos documentos gráficos a máxima utilidade possível, e a utilidade social em benefício da humanidade”.

Teria então por objetivo acelerar a circulação das informações registradas em torno de um ou vários grupos de especialistas.

E. L. Brandy define Centro de Análise de Informação “uma unidade organizacional formalmente estruturada com o objetivo de adquirir, selecionar, armazenar, avaliar, analisar e sintetizar um corpo de informações, dentro de uma área bem definida e apresentar novas informações abalizadas, oportunas e úteis ‘a sociedade a qual se dirige”.

Para nós, Centro de Documentação e á “área organizacional estruturada, com o objetivo de selecionar, avaliar, armazenar, organizar e recuperar a informação”.

É importante ressaltar que a terminologia Centro de Documentação / CEDOC, vai ter conotação diferenciada dependendo do contexto na qual estiver inserida, ou seja, num escritório de advocacia, o CEDOC certamente existirá, mas sua documentação não será em sua maioria composta de documentação administrativa, mas sim, de processos em andamento, também conhecido como contencioso.

CEDOC implantado pela ACERVO.

O mesmo acontecerá em um consultório ou clinica médica, cujo CEDOC será composto por prontuário de pacientes.

Enfim, é prudente que ao ser mencionado o termo Centro de Documentação / CEDOC, que ele venha acompanhando de sua especialidade.

Objetivos do Centro de Documentação / CEDOC

Os objetivos do CEDOC devem estar expressos como sub-passos necessários para que a missão seja cumprida.

Principais Objetivos:

• Centralização e processamento técnico da documentação administrativa, técnica, bibliográfica etc.;

• Racionalização dos custos de processamento e manutenção do sistema de informação e documentação;

• Preservação da memória da empresa;

• Conscientização da empresa em relação ao uso e produção de informações;

• Análise crítica de informações bibliográficas com a finalidade de transforma-las em gerenciais;

A implantação do Centro de Documentação, requer um DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL  | DSA, da empresa, envolvendo todas as áreas, para analisar a viabilidade de sua implantação e a real situação da documentação a ser organizada.

O DSA, deve ser acompanhado por profissionais com experiência em Arquivologia, Biblioteconomia e Documentação, uma equipe multidisciplinar envolvida, garantirá o sucesso do Projeto.

                    *Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br