ACERVO E SINDICATO DOS CONTABILISTAS/SINDCONT FIRMAM PARCERIA PARA BENEFICIAR EMPRESAS CONTÁBEIS

Uma das atividades principais de qualquer empresa, independente do porte ou segmento, é a organização de documentos, afinal,  papelada arquivada em local indevido é sinônimo de perda de tempo, falta de praticidade e retrabalho.

Sabendo disso, o Sindicato dos Contabilistas de São Paulo - SINDCONT firmou parceria com a ACERVO Organização e Guarda de Documentos,  oferecendo descontos de 10% nos serviços de guarda, organização e digitalização de arquios e documentos.

Para cada necessidade, a ACERVO oferece um PLANO diferenciado, facilitando a contratação dos serviços, por empresas de qualquer porte.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, está no mercado desde 1993, oferecendo soluções que facilitam a organização das empresas, com serviços de organização de arquivos e documentos, digitalização de documentos, guarda de arquivos, destruição segura de documentos e cursos voltados a Gestão de Documentos e Arquivos.

A matéria-prima da empresa/escritório contábil é o "documento", portanto, mantê-lo organizado, é fator fundamental para a produtividade de seus colaboradores.

A ACERVO ainda proporciona cursos que ajudam a manter os serviços de organização em dia e em condições de atender solicitações do cliente, fiscalização e eventuais problemas na Justiça Trabalhista, com método muito simples de aplicar.

Para saber mais, acesse nosso site www.acervo.com.br ou 11 2821-6100.

O DESAFIO DE FAZER A MUDANÇA DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA

*Fábio Ferreira Peixoto

Quando falamos de mudança, ficamos preocupados, pois o processo de transferência poderá ser traumático, se não tomarmos alguns cuidados ou não planejarmos todas as etapas da mudança. A palavra mudança, envolve vários processos como: empacotamento de objetos em sacos bolha, caixas de papelão, papel de jornal, fita adesiva para que nada se solte, contratação de caminhão, que comporte todo o volume de materiais a ser transportado, carregar os objetos para o caminhão, retirar os materiais no destino final e por fim desembalar tudo e organizar no novo espaço.

Não esquecendo ainda que, uma equipe envolvida e liderada por profissionais experientes, faz a diferença no sucesso da mudança.

E quando essa mudança envolve apenas documentos? Como fazer o planejamento? Que tipos de materiais utilizar? Como desmontar as estantes de aço? Como embalar a documentação? E depois como voltar tudo no mesmo lugar após o transporte?

Neste sentido a Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão da Informação e Documentação, no mercado desde 1993, desenvolveu técnicas para mudança de Arquivos e Bibliotecas, de acordo com a necessidade de cada CLIENTE, observando sempre, o cuidado especial com o acervo a ser transportado.

 O objetivo é de transportar toda a documentação de maneira que preserve o acervo de qualquer dano, bem como a ordenação inicial. Isto é, de onde o documento saiu, irá voltar novamente para o seu devido local de origem. Fazemos todo o planejamento inicial visando o endereço de origem A para o endereço de destino B e a realocação de todo o acervo.

Quais serão os tipos de materiais que acondicionarão a documentação para que nada seja danificado. O cuidado com a ordem inicial da documentação é extremamente importante, visto que, fazer uma mudança desorganizada, poderá destruir anos de trabalho. Isso é claramente visto em mudanças de bibliotecas, onde o Bibliotecário, demorou anos para catalogar, classificar, indexar e ordenar cada exemplar nas estantes.

Esse trabalho também é desenvolvido em parceria com a instituição que contrata os serviços. A ACERVO trabalha em parceria com o CLIENTE, procurando colocar em prática, exatamente aquilo que o cliente planejou para o desenvolvimento deste projeto prestando todo apoio e nossa experiência.

No último trabalho que desenvolvemos em uma Biblioteca Universitária, com acervo de 38.000 mil exemplares, o objetivo foi retirar os exemplares da Biblioteca para que a mesma fosse reformada, onde executamos todas as etapas desde o encaixotamento da documentação e transferência para um espaço  no mesmo prédio, determinado pelo cliente.

Quando a reforma da Biblioteca foi concluída, nossa equipe retornou, para reposicionar as prateleiras e os exemplares para o mesmo local de origem. Porém, houve uma alteração no leiaute das estantes da Biblioteca, foi necessário fazer o processo que chamamos de “reposicionar os livros”. Isto é, os livros de uma determinada estante não seria mais posicionados naquele local de origem, sendo necessário, redimensionar uma série de bandejas, conforme a medida dos exemplares. Ufa, no fim das contas deu tudo certo. O processo foi feito em 8 dias.

Esse processo de mudança da Biblioteca foi realizado no período de férias, o que facilitou muito o desenvolvimento do trabalho, devido ao espaço utilizado pelos alunos, foi utilizado para executar o trabalho de preparação/fechamento das caixas e transporte e das mesmas.

A experiência em várias mudanças com acervo ainda maior, facilitou o cumprimento do prazo contratado e entrega dos exemplares em ordem nas estantes, antes do início das aulas, o que deixou o CLIENTE, muito tranqüilo, que era a maior preocupação nas "volta 'as aulas" tudo deveria estar em seu devido lugar e em funcionamento normal.

Planejamento, experiência e foco nos resultados, é essencial quando falamos de mudança de Arquivo,Biblioteca ou Centro de Documentação, e uma equipe liderada por profissionais preparados para esta finalidade.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

www.acervo.com.br

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ESTUDO DE CASO: ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO E DOCUMENTOS DE RECURSOS HUMANOS

*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente, organizar a documentação de Recursos Humanos e todas as áreas ligadas ao mesmo, como Medicina do Trabalho, Departamento Pessoal, Treinamento, Benefícios, Segurança do Trabalho etc., planejamos ações que permitam facilitar a busca de documentos para atender aos direitos trabalhistas, movimentos sindicais e a proteção social do trabalhador.

Desta forma para garantir os direitos e deveres dos trabalhadores é necessário fazer o registro de todas as atividades em documentos de arquivo, principalmente, aos documentos do Departamento Pessoal tais como: Cartão de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Aviso e Recibo de Férias, Folha de Pagamento, RPA - Recibo de Pagamento a Autônomo, impostos e declarações acessórias.

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) 

é o documento que registra a vida profissional 
dos brasileiros.

Para que essa documentação fique bem guardada, é necessário adotar metodologias de organização de arquivos e documentos para cada tipo de documento, visando atender a diversas demandas de localização e recuperação da informação a qualquer momento.

Em um de nossos Projetos de Organização de Arquivos da área de Recursos Humanos, desenvolvidos pela Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão Documental, no mercado desde 1993, nosso cliente estava com a documentação totalmente desorganizada. Por tratar-se de uma empresa do ramo de prestação de serviços da área de limpeza, portaria, segurança patrimonial e administração predial, a documentação dos colaboradores eram reunidas por postos de trabalho.

Acompanhe o exemplo a seguir e veja como aplicamos nossa metodologia, que tem facilitado muito o trabalho do CLIENTE: todos os Cartões de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Guia de FGTS, Guia de GPS e Folha de Pagamento, eram reunidos por postos de trabalho a fim de montar um dossiê de faturamento do local de trabalho. Finalizado a juntada de todos os documentos, o departamento de faturamento, fazia a emissão da Nota Fiscal de Serviços Prestados e boleto bancário, e todo lote, era enviado ao cliente para proceder o pagamento, após a liquidação da fatura, a documentação era mantida por postos de trabalho.

A dificuldade em localizar documentos na área de RH, era enorme, o caos perfeito para a fiscalização e multas desnecessárias, a documentação dos colaboradores estavam todas dispersas em várias caixas de arquivo. Em levantamento do volume, diagnosticado no CLIENTE, detectamos o total do acervo a ser organizado: 250 caixas de arquivo pequena e 06 arquivos de 04 gavetas, estavam arquivados 800 (oitocentos) prontuários de colaboradores inativos e 410 (quatrocentos e dez) ativos. Nestas condições de arquivo, o cliente demandava horas e mais horas de trabalho para localizar os documentos para ação trabalhista, aposentadoria, atendimento 'a fiscalização e pequenas informações para colaboradores ativos.

Após fazer a triagem, conferência e formação do prontuário do colaborador, o volume final é de 2.300 (dois mil e trezentos) prontuários inativos e 450 colaboradores ativos. Os demais documentos foram organizados por Tipo de Documental, em um trabalho conjunto com a Diretoria de Recursos Humanos, para a definição de metodologia de organização, para exemplificar mais e mostrar a necessidade urgente de organização, o  cliente, é um Grupo Empresarial, com 05 empresas e a documentação foi desmembrada respeitando a ordem original por documento e sua proveniência.

Atualmente a documentação é localizada em 2 minutos por prontuário ou documento. A recuperação dos documentos é feita através do Índice/Inventário do Arquivo por nome de colaborador ou por tipo de documentos, em caixas de arquivo pequena e Pasta Suspensa. O cliente não perde mais tempo e nem fica preocupado em não localizar a documentação. Sem contar na ajuda social prestadas aos trabalhadores que cumpriram o tempo de serviço para aposentadoria e precisam provar ao INSS, o tempo de contribuição, através da Ficha de Registro de Colaboradores e as Guias de GPS.

A Ficha de Registro de Empregado, deve ser guardada
por prazo PERMANENTE, sendo um dos
principais provas para apresentar no momento
da contagem do tempo de serviços.

Atualmente prestamos os serviços de manutenção de arquivos, que consiste em fazer o arquivamento de quaisquer documentos nas pastas dos colaboradores e qualquer documentação de RH, mantendo a metodologia aplicada e garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido. O importante agora, é trabalhar com a conscientização da importância do arquivo organizado, juntamente, com a equipe de colaboradores do cliente, mostrando que o trabalho realizado uma única vez, ou seja, organizando no Arquivo Ativo/Setorial, é a melhor forma de não acumular problemas para o futuro e não procrastinar (deixar para depois) o trabalho de arquivamento de documentos, faz parte da rotina do dia a dia.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

www.acervo.com.br

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS: por onde começar?

*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente temos percebido que muitas empresas necessitam de organização de arquivos, porém esse tipo de trabalho envolve diversas técnicas da Gestão de Documentos e Arquivos como: Identificação Documental, Classificação, Avaliação (Tabela deTemporalidade Documental), conferência, ordenação de documentos (separar a documentação em ordem numérica, cronológica, alfabética e ou alfa-numérica), elaboração de Índice de Arquivo, colagem de etiquetas em caixas e documentos.

Todas essas etapas são morosas e detalhadas, muitos ainda acreditam que é um trabalho simples e rápido, porém, muitos começam, mas, não chegam ao final do trabalho, por falta de conhecimentos técnicos e na maioria das vezes, não dedicam 8 horas/dia para desenvolvimento do trabalho.

Empresas não valorizam a informação, 

porém, os prejuízos aparecem com o passar 

do tempo, deixando uma lacuna financeira 

em seu Balanço.

Na realidade as empresas querem, apenas uma “Ordenação” de caixas pela etiqueta frente de caixa, que contém o conteúdo das mesmas. Esse tipo de trabalho apresenta ótimos resultados imediatos, quando a documentação já encontra-se organizada.

Em outras experiências notamos que esse tipo de situação é emergencial e colocamos nosso Plano de Trabalho, como primeira etapa para realizar a ordenação das caixas organizando as mesmas pelas etiquetas frente de caixa, que contém a tipologia documental.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, tem atendido empresas de todos os segmentos e portes, no trabalho de Gestão de Documentos e Arquivos, com procura constante para a elaboração do Inventário do Acervo, um ferramenta que agiliza a busca de documentos arquivos, em alguns minutos, conheça mais nossos serviços, visitando nosso site em www.acervo.com.br

A imagem 1 acima não demonstra completamente a realidade deste Arquivo. O ambiente armazenava aproximadamente 10.000 (dez mil) caixas, compostas por 20 empresas e 10 departamentos. O período da documentação compreendia os últimos 12 anos de existência do grupo empresarial.

No Plano de Ação devemos buscar as seguintes respostas:

1- O que fazer com essa quantidade de caixas?

2-  Qual será o começo, meio e como dar continuidade?

3-  Quais são os tipos de materiais necessários para reestruturação deste arquivo?

4- Qual será o tamanho da equié envolvida para  realização do trabalho?

5- Qual será o prazo de execução?

São questões que nos deparamos no dia a dia de trabalho. Este projeto foi desenvolvido em 60 dias com equipe adequada e treinada. Algumas situações adversas foram encontradas no meio do caminho. Tarefas como: remoção de caixas para que a equipe de faxina pudesse fazer a higienização do espaço; Elaboração de projeto para montagem de estantes de aço; montagem de estantes; posicionamento das caixas nas estantes; colagem de novas etiquetas, digitação do conteúdo das caixas para elaboração do Inventário do Acervo.

Planejar cada etapa, é importante para melhor
administrar  a equipe de trabalho.

É claro que fazendo apenas o processo de Ordenação de Caixas e Inventário do Acervo não resolverá 100% do problema de recuperação da informação, porém os frutos estão sendo colhidos. Todos os documentos solicitados foram localizados, inclusive para ação judicial.  A média de tempo para recuperação dos documentos é de 5 minutos por documento. Qual é a explicação para este sucesso? Os documentos da atividade principal da empresa, foram bem identificados, indexados, organizados e descritos claramente pelo departamento produtor e explicitado na etiqueta frente de caixa, onde realizamos o cadastro dessas informações no Inventário do Acervo.

Um detalhe importante neste processo de cadastro foi a padronização dos diversos apelidos dado aos documentos pelos seus produtores. Exemplo: Entrada, NFE, Nota Fiscal de Entrada, Nota Fiscal de Fornecedor, Nota Fiscal de Compra. E todos esses termos foram padronizados para Nota Fiscal de Entrada. Sendo assim o trabalho do profissional Arquivista,  experiente é de fundamental importância para que o resultado seja atingido.

Meus amigos me perguntam, se realmente escolhi a profissão correta? Ao mesmo tempo afirmam que o profissional Arquivista não é dinâmico, pois as característica da minha profissão são estritas a um ambiente fechado, silencioso, sem equipamentos de informática, pouco dinâmico e por fim colocar a papelada em ordem e realizar arquivamento ininterruptamente!

Esse paradigma do profissional Arquivista não será quebrado com facilidade, porém, em todos os clientes por onde passamos me coloco a disposição para realizar qualquer atividade relacionada a Gestão de Documentos e Arquivos seja um projeto completo de Implantação do Centro de Documentação – CEDOC ou uma simples ordenação de caixas.

Através disso, organização e leitura dos documentos, é que me torno um profissional cada dia mais capacitado e experiente com empresas de todos os segmentos e portes.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

www.acervo.com.br