Aprendendo a pensar na Organização do Arquivo

*Everton Francisco Moreira

Quase todo sistema educacional, objetiva ensinar as pessoas uma única ''resposta certa”. Isso pode ser ótimo em alguns problemas de matemática, que realmente só existe uma resposta, o problema é que, a vida, geralmente, não é assim, nela existem muitas respostas corretas todas dependem do que você está procurando, mas se pensar que só existe uma, é obvio que vai parar de procurar outras e, só vai encontrar uma.

Quando estamos na infância, somos pontos de interrogação, questionamos, perguntamos e o principal, imaginamos tudo; Porém, quando nos tornamos jovens, aprendemos a tirar a resposta certa, logo, deixamos a imaginação de lado e paramos de procurar outras maneiras corretas. Esses exemplos, faz lembrar a seguinte história:

Duas pessoas se desentenderam, devido a organização do arquivo de uma empresa, para resolver a questão marcaram uma reunião com o Diretor, pediram que ele servisse de árbitro.

No dia marcado, o reclamante iniciou apresentando sua reinvindicação. 

Senhor Diretor, estamos falando da organização da folha de ponto dos empregados, no entanto, deve ser ordenado por ordem alfabética, pois terei facilidade em realizar as inclusões mensais e em caso de uma eventual ação trabalhista, os pontos do funcionário estarão todos juntos agilizando e facilitando à apresentação documental perante a justiça. E por ai continuou, foi muito convincente na argumentação, quando terminou, o Diretor acenou com a cabeça em sinal de aprovação e disse:''Tem razão''. 

Ao ouvir isso, o acusado levantou e disse: Espere um pouco, senhor Diretor, o senhor nem se quer ouviu meu lado da questão. O Diretor então pediu que apresentasse seus argumentos e em seguida começou seu pronunciamento.

Senhor Diretor, eu não concordo que nosso arquivo seja ordenado por ordem alfabética, pois obteremos muitos problemas, visto que, possuímos aproximadamente 1.500 funcionários trabalhando, vai chegar um momento que não conseguiremos incluir documentos no mesmo acondicionamento, precisando criar um novo e refazer toda ordem já armazenada, e tem mais, quando vencer o prazo legal de guarda  dessa documentação, vamos precisar avaliar um à um para realizar o descarte desses documentos, e por ai continuou. Portanto, sugiro que nosso arquivo não seja ordenado por ordem alfabética, e  assim, ordenado mensalmente, ele foi muito persuasivo e também muito convincente, quando terminou o Diretor disse: ''Tem razão''.

Quando a secretária viu aquilo, saltou da cadeira por sua vez, dizendo ao Diretor: Senhor Diretor, os dois não podem estar certos, sendo que desejam algo diferente. O diretor olhou para a secretária com um ar de dúvida e disse:''Tem razão''.

A resposta certa está em todas as partes, o que será preciso é realizar um estudo sobre as áreas e entender as necessidades da empresa, dessa forma, obteremos recursos para aplicar a metodologia correta para cada tipo documental. 

Sendo assim, nós do arquivo adquirimos a responsabilidade de conhecer todas as áreas, agendando reuniões no intuito de descobrir e estabelecer suas necessidades e juntar com outros propósitos para chegar ao ideal, não para o arquivo, nem para os departamentos e sim, para a ''Empresa.''

*Líder de Projetos em Gestão de Documentos e Arquivos, na Acervo Organização e Guarda de Documentos, saiba mais em www.acervo.com.br

MAIORIA DOS EX-FUNCIONÁRIOS LEVA DADOS DA ANTIGA EMPRESA , DIZ PESQUISA.

Uma nova pesquisa da americana Symantec, companhia de software de segurança, gestão e armazenamento de dados, mostrou que 62% dos funcionários de empresas brasileiras que deixaram ou perderam seus empregos nos últimos 12 meses ainda mantém dados confidenciais de suas ex-empregadoras.
Ao mesmo tempo, 56% desses profissionais afirmaram que pretendem usar essas informações em seus novos empregos, um índice bem superior à média global, de 40%.

O estudo global contou com a participação de 3.317 profissionais. Além do Brasil, o relatório coletou dados nos Estados Unidos, Reino Unido, França, China e Coreia. Em outra frente, o levantamento mostrou que 76% dos executivos brasileiros afirmaram que transferir documentos da empresa para dispositivos pessoais é aceitável, contra uma média global de 62%.

A pesquisa também trouxe à tona as falhas das empresas na proteção de dados confidenciais contra incidentes internos. Apenas 33% dos entrevistados brasileiros disseram que as companhias onde trabalham tomam alguma medida quando os funcionários se apropriam de informações estratégicas em desacordo com as políticas internas. Globalmente, esse índice foi de 47%.

O estudo considerou também o uso de informações sigilosas da concorrência. Para 44% dos participantes brasileiros, essa prática não constitui um crime.

Fonte da Postagem

PLANEJE SUA POS - VIDA DIGITAL COM O GERENCIADOR DE CONTAS INATIVAS

Ninguém gosta de pensar muito sobre a morte, ainda mais sobre a própria. Mas planejar o que acontecerá depois que você se for é muito importante para as pessoas que ficam para trás. Então, lançamos um novo recurso que facilita informar ao Google a sua vontade quanto aos seus bens digitais, quando você morrer ou não puder mais usar a sua conta.
Trata-se do Gerenciador de Contas Inativas: não é lá um nome fantástico, mas acredite, as outras opções eram ainda piores. O recurso pode ser encontrado na página de configurações da conta do Google. Você pode nos orientar com relação ao que fazer com as suas mensagens do Gmail e dados de vários outros serviços do Google se a sua conta se tornar inativa por qualquer motivo.
Por exemplo, você pode escolher que seus dados sejam excluídos depois de três, seis, nove ou doze meses de inatividade. Ou ainda pode selecionar contatos em quem você confia para receber os dados de alguns ou todos os seguintes serviços: +1s; Blogger; Contatos e Círculos; Drive; Gmail; Perfis do Google+, Páginas e Salas; Álbuns do Picasa; Google Voice e YouTube. Antes que os nossos sistemas façam qualquer coisa, enviaremos uma mensagem de texto para o seu celular e e-mail para o endereço secundário que consta nos seus settings da conta.
Esperamos que este novo recurso ajude no planejamento da sua pós-vida digital e proteja a sua privacidade e segurança, além de facilitar a vida dos seus entes queridos depois da sua morte.






Postado por: Andreas Tuerk, gerente de produtos

Fonte da postagem

ANALISE ANTES DE FAZER O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

ANALISE ANTES DE FAZER O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Para facilitar a análise e seleção de documentos a serem arquivados no Arquivo Central, Centro de Documentação ou envio a guarda externa, elaboramos este procedimento para facilitar o envio.

1.1- Aplique o SENSO DE UTILIZAÇÃO

Identifique documentos que não mais utiliza, faça uma análise dos mesmos, separando-os por grandes categorias: Contábil, Fiscal, Administrativo, Legal, Recursos Humanos, Pessoal/Particular, Administrativo e Histórico etc.

Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:

• Qual a frequência de consulta ao documento?
• É cópia ou original? Preciso guardar?
• O documento contém informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer prova com documento digitalizado?
• O documento já atendeu meu objetivo?
• Conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?

Excesso de materiais inservíveis no ambiente de trabalho dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessário.

1.2- Normas ISO

Se a sua área já foi certificada pela Norma ISO, aplique os critérios de análise, seleção e descarte de documentos, definidos na mesma, dará mais segurança na transferência dos documentos e informações o que deve ser guardado e por quanto tempo.

1.3- Definir qual o destino da documentação:

Utilize as orientações abaixo para definir qual o destino da documentação:

__Arquivo Corrente = utilização constante, prioritários os últimos 03 meses do ano vigente e, aqueles que estão vigentes (Prontuário de Funcionário Ativo, Contrato em andamento, documentação técnica de apoio, pendências de cobrança etc.), poderão permanecer nos Departamentos, se houver espaço físico.

__Arquivo Intermediário = utilização esporádica, pouca frequência de utilização, porém, deverão permanecer na área, podendo ser transferidos para o Arquivo.

__Arquivo Inativo = utilização quase nula, porém, devido a importância, obrigação legal ou guarda permanente, deverão ser arquivados no Arquivo Central ou Centro de Documentação, em condições de fácil acesso e preservação da informação.

__Arquivo Histórico = toda a documentação, que contém fatos importantes, que poderão contribuir para a preservação da memória institucional, deverão ser encaminhados para o Arquivo Histórico.

1.3- O que descartar?

É importante lembrar, que todo o documento tem prazo de guarda, alguns obedecem a legislação contábil, fiscal, trabalhista, previdenciária, Normas ISO etc., portanto, sugerimos que o descarte de documentos, seja realizada com total segurança, procure eliminar documentos que não tem mais utilização, tais como: catálogos, revistas, folder, informativos, cartão de natal etc.

Se houver dúvida no descarte, é preferível, guardar o documento, para uma avaliação com maior detalhe, sugerimos a criação do Grupo de Trabalho/GT, para assessorar todas as áreas na análise, seleção e eliminação de documentos, composta por uma equipe multidisciplinar, que poderá analisar a documentação com maior segurança, e dará condições legais para sua eliminação.

O Arquivo ou Centro de Documentação, é o elo entre o passado e o presente, portanto, o arquivamento de documentos, requer uma boa leitura, análise, seleção, classificação, indexação e catalogação de documentos, para que não fique horas, dias ou semanas, tentando localizar um documento, evitando o retrabalho e desgastes desnecessários.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse nosso site www.acervo.com.br