CONHECENDO DOCUMENTOS III: O QUE É RECIBO DE ALUGUEL?

*Juan Cacio Peixoto

Através do recibo de aluguel, o proprietário de um imóvel atesta que recebeu determinada quantia da pessoa que o aluga - denominado locatário -, referente ao preço do aluguel e das demais taxas existentes.

Em posse deste documento, o locatário poderá, posteriormente, comprovar que quitou o referido valor, caso, por qualquer motivo, o locador venha a lhe cobrar novamente a antiga dívida.

PRAZO DE GUARDA

O Recibo de aluguel, deve ser guardado por um período de 5 anos, após o ano da entrega da Declaração do Imposto de Renda.

Veja o exemplo da Declaração de Imposto de Renda - Exercício Fiscal de 2016, entregue em 2017:

ANO DA DECLARAÇÃO 2017	2018	2019	2020	2021	2022
PRAZO DE GUARDA 1 ANO	2 ANOS	3 ANOS	4 ANOS	5 NOS	6 ANOS

Portanto, o Recibo de Aluguel, exercício de 2016, deverá ser guardado por um período de 6 anos, podendo ser eliminada a partir de 01 de janeiro de 2023, precisa esperar cumprir o exercício fiscal até 31 de dezembro de 2022.

OUTROS NOMES DO DOCUMENTO:

• Comprovante de pagamento de aluguel;
• Certificado de pagamento de locação;
• Comprovante de quitação de aluguel de imóvel residencial;
• Declaração de pagamento de aluguel de imóvel comercial;
• Atestado de recebimento de valor em dinheiro para pagamento de aluguel;
• Recibo de pagamento de aluguel;
• Recibo de quitação de aluguel;
• Demonstrativo de pagamento de aluguel.

A guarda do Recibo de Aluguel, pelo prazo legal, é necessário para apresentar em possível solicitação da Receita Federal do Brasil, ou em casos de fazer prova na JUSTIÇA.

Todo documento tem um prazo legal de guarda, e cabe a cada cidadão, guardar em condições de fácil acesso, preservado e organizado, conforme determina a legislação do IR.

Vale lembrar que o contrato de locação e declarações referentes, que devem permanecer em posse do locatário durante todo o período de locação, até a desocupação do imóvel e recebimento do termo de entrega das chaves.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993 e Atendimento Nacional. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

ACERVO E RECICLE FIRMAM PARCERIA PARA REALIZAÇÃO DE CURSO DE ARQUIVO EM SALVADOR/BA

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na Gestão de Documentos, firmou, uma importante parceria com a RECICLE Treinamento Profissional, com sede na cidade de Salvador, para a realização do curso "Organização do Arquivo Contábil, Fiscal, RH e Administrativo" nos dias 19 e 20 de setembro, com carga horária de 16 horas na cidade de Salvador/BA.

Fundada em janeiro de 1993, a RECICLE Treinamento Empresarial, surgiu da união de profissionais egressos de outras empresas, somando uma longa experiência de seus sócios, testados pela permanente atuação na área de Desenvolvimento Humano.

Para a Diretora da RECICLE, Donizette Marya Carneiro, é uma parceria que vai gerar grandes resultados para os profissionais da Região Nordeste, com menor custos de deslocamento, o curso era oferecido somente no estado de São Paulo, em época de contenção de gastos, o curso é muito bem vindo, neste momento econômico que vive o país, além de ser um curso voltado para todos os segmentos de empresas e portes, todos precisam de documentos arquivados em local de fácil acesso, para a tomada de decisão.

Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário e Facilitador do curso,  afirma que é um curso de grande importância para as pessoas que buscam qualificação profissional, e assim conquistarem melhor competitividade no mercado de trabalho, além de ser um bom momento, para colocar a documentação em ordem, preparando para um ano novo que se aproxima.

Novas parcerias serão realizadas entre ACERVO e RECICLE para a realização de outros cursos, voltados para a Gestão de Documentos.

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Gestão de Documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Os interessados deverão entrar em contato com a RECICLE no horário de 9h00 'as 18h00 de segunda-feira a sexta-feira, para realização da inscrição, através do fone 71 3027-0135 / 99984-1006, www.treinamentorecicle.com.br ou contato@treinamentorecicle.com.br  

As vagas são limitadas, antecipe sua inscrição.

CONHECENDO DOCUMENTOS II: O QUE É O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. 

Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);

• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;

• substituir as notas fiscais modelo 1/1A nas situações em que era exigida como no caso de compensação de crédito.

Fonte: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br

DIFERENÇA ENTRE ARRUMAR E ORGANIZAR ARQUIVOS E DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Muitas empresas de todos os segmentos e portes nos procuram pedindo socorro para organizar o Arquivo, devido as dificuldades em localizar documentos para atender 'as necessidades do dia a dia, aposentadoria de ex-funcionários, fiscalização ou atendimento 'as Normas ISO, que exigem a documentação organizada para obter a Certificação.

Como todos nós já sabemos, as empresas não querem investir como é necessário no trabalho de organização do arquivo, 'as vezes, nos pedem uma "arrumada" ao invés de uma excelente organização, com metodologia de organização baseada nos ensinamentos da Arquivologia.

Porém, tudo que é feito de forma planejada, organizada e com técnicas já consagradas tem chances de funcionar e prosseguir com a metodologia implantada.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, sempre propõe o Projeto de Organização de Arquivos e Documentos, que é o melhor caminho para a Gestão Documental Empresarial, como forma de convencimento na aquisição dos serviços, explicamos para os potenciais clientes, a diferença entre arrumar e organizar arquivos e documentos, como detalhado a seguir:

ARRUMAR	ORGANIZAR
BONITO.    Você pode até comprar umas caixas ou pastas coloridas e separar os departamentos por cores, porém, somente as cores não ajudarão	FUNCIONAL.   Uma boa identificação da tipologia documental, em visores com letras maiores, facilitará o acesso a informação, mais a identificação dos departamentos por cores, facilita o acesso aos documentos.
AGRADÁVEL.   Mobiliários novos deixam o ambiente muito agradável, mas, sem a identificação ou sinalização dos mesmos, ficaremos perdidos neste ambiente.	PRÁTICO.        Faça sinalização nos corredores e estanterias ou nos arquivos de gavetas, utilize números para a identificação, utilize placas em acrílico, com letras maiores para facilitar a visualização.
ESTÉTICO. Já trabalhamos com arquivos deslizantes, com uma visão no ambiente excelente, porém, no seu interior, uma bagunça.	LÓGICO. No arquivo deslizante os documentos devem ser organizados com critérios que facilitem o acesso, aproveitando o mobiliário, que tem por principal objetivo, otimizar o espaço físico e aumento de capacidade.
SUBJETIVO. Elimine pastas com títulos DIVERSOS, OUTROS, MISCELÂNEAS (mistura) e outras, somente você sabe o que está arquivado nas mesmas.	RACIONAL. O título do documento é analisado criteriosamente, definindo a tipologia documental correta, para elaborar etiqueta de identificação.
SOLUÇÃO IMPESSOAL. Você sabe onde tudo está arquivado, guarda tudo na sua "cabeça".	SOLUÇÃO EMPRESARIAL. Elabore um bom Índice/Inventário do Arquivo e cadastre todo o conteúdo das pastas, caixas etc.
INSTINTO. Recebeu um catálogo e abre a pasta de CATÁLOGOS.	METODOLOGIA. Identifique o conteúdo de cada documento recebido ou produzido pela empresa, facilitará muito quando necessitar dos mesmos.
VOLÚVEL. Mudei de idéia, aquela pasta de CATÁLOGOS, vou mudar para pasta de FORNECEDORES, já sei, todos os catálogos estão ali arquivados.	PERMANENTE. Defina uma metodologia de arquivamento que possa aperfeiçoar gradativamente até atingir o melhor para sua empresa. Elabore o Manual de Procedimentos de Arquivo e Documentos.

Para desenvolvimento de um bom trabalho de organização do arquivo,  exige a realização do Diagnóstico da Situação Atual/DSA para a definição de metodologia de organização, que atenda 'as reais necessidades do negócio da empresa, uma boa organização, exige profundo conhecimento de necessidades de material, equipamentos, mobiliários, metodologia e critérios para implantação da Gestão Eletrônica de Documentos, portanto, arrumar é rápido e fácil, mas, organizar, demanda tempo e metodologia planejada, porém, a qualidade é garantida e duradoura.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br