O que fazer com
grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos
atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários
previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. A se
acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas
eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do
e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo
quase invisível no escritório.
Nos últimos
cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai
aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de
fax, impressoras e copiadoras que se
multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais
rápidas incentivam o uso do papel.
Assim como eu,
nenhuma outra pessoa vive sem papel. A tantas vezes prevista sociedade sem
papel não aconteceu e nunca vai acontecer.
O que fazer com a
grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão
procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que
pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda
de informações estratégicas.
A mesma lei que cria
um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em
determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada
mais serve do que ocupar preciosos espaços.
Portanto, é de
fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade
Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por
Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada
item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.
Com o acompanhamento
do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada
departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a
identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos,
possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de
guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a
conseqüente liberação de espaços.
A TTD possibilita um
armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de
documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo
arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de
informação sobre a história da organização.
Este importante
instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas,
deve ser sistematicamente atualizada.
Esta palestra tem como objetivos, esclarecer aos participantes a importância da guarda dos documentos das áreas Fiscal, Contábil, Recursos Humanos, Administrativa e Técnica, e, orientar quanto a eliminação dos mesmos com segurança, para aqueles que a legislação permite, garantindo tranqüilidade a empresa, evitando prejuízos desnecessários, diminuindo o volume de documentos e aumentando o espaço, implantando
a Gestão de Documentos com Qualidade.
Você poderá participar desta palestra gratuitamente, inscreva-se em http://goo.gl/Imbbze
