domingo, 12 de outubro de 2014

Cuidado no arquivar facilita tarefas


*Juan Cacio Peixoto

Os Arquivos só interessam aos Departamentos na medida em que facilita a disponibilidade e organização adequada dos documentos para guarda.

Se não houvesse a necessidade de arquivamento de determinados documentos por longo período de tempo, não haveria tanta preocupação com os arquivos.

Uma boa estrutura funcional depende de dois enfoques:

· Normas gerais orientadoras e rotinas para orientar as áreas, sem caráter de radicalidade, mais flexível e muito mais como subsídio.

· Clara e detalhada identificação dos documentos que se deve arquivar por prazos legais.

Trabalho conjunto com as áreas específicas, normalizando o manuseio e o arquivamento.

Torna-se evidente que o arquivo tende cada vez mais a tornar o aspecto de um instrumento de ação que permita disciplinar o fluxo de documentos, tornando-o mais atuante conforme as exigências da empresa.

O Arquivo Corrente, que é de maior utilização no dia a dia, deve ser organizado para:

· Encontrar tudo o que interessa;
· Compatibilizar a elevada eficiência, um razoável custo de instalação;
· Corresponda às exigências reais da empresa;
· Esteja em dia com as disposições vigentes em matéria legal e fiscal;

As operações dos documentos ativos compreendem:

· Análise;
· Seleção;
· Classificação;
· Codificação;
· Ordenação;
· Arquivamento;
· Controle de empréstimo;

A análise compreende a leitura do documento a fim de identificar os antecedentes, a continuidade, o assunto principal e secundários, se faz parte de dossiê, quais as referências cruzadas e onde será arquivado.

A seleção é feita através de leitura dos pareceres e despachos ou através de uma rotina preestabelecida, a fim de identificar o destino a ser dado ao documento.

Seleção, também, entende-se como identificação dos documentos a serem duplicados para atenderem a duas ou mais unidades simultaneamente.

A classificação compreende a ordenação dos documentos pelos assuntos, possibilitando sequenciar as pastas pelo método definido.

O sistema de classificação sempre acontece após a análise dos documentos.

A classificação representa uma exigência organizacional.

A codificação é uma seqüência normal de trabalho quando se define uma classificação por códigos, como decimal e/ou terminal etc.

Antes de se estabelecer qualquer codificação, verificar se ela é conveniente em termos de flexibilidade.

A ordenação dos documentos dentro das pastas, independente da ordenação das pastas nos arquivos.

O arquivamento representa a colocação das pastas nos arquivos pela identificação que consta nas projeções, baseado no Índice de Arquivo.

Facilidade e modernidade, mobiliários fazem a diferença no leiaute.


O controle de empréstimo, representa a movimentação de saída e devolução de pastas ou documentos, o que é feito sempre através de um formulário de Controle de Empréstimo de Documentos devidamente preenchido.

O arquivamento com critério, evita dores de cabeça e facilita a rotina dos colaboradores, o Arquivo é o Departamento, que deve ser melhor estruturado, porque, guarda a memória da empresa, por muito tempo, e, dele depende a localização da informação para tomada de decisão, que decidirá o futuro da empresa.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos

sábado, 11 de outubro de 2014

Bagunça nos papéis só dá prejuízo

Arquivos desorganizados afetam produtividade, irritam clientes e desestruturam a empresa

Flávia Marreiro
FREE-LANCE PARA A FOLHA 

Se para achar um documento ou uma informação você leva horas ou até dias, é sinal de que sua empresa não tem um arquivo bem organizado. O prejuízo virá a curto ou a longo prazo, dizem os consultores ouvidos pela Folha.

O tempo que um funcionário gasta para encontrar o papel requerido reduz a produtividade. Caso a solicitação seja de um cliente, o risco de perdê-lo se torna maior por causa da espera. Caso o documento seja necessário para uma auditoria fiscal, os valores das multas, em razão de eventual atraso, podem ser indigestos.

"Quem solicita um orçamento para compra não espera muito. Se a empresa demora para levantar as informações, o cliente busca o concorrente", diz Vadson do Carmo, gerente do Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), em Jundiaí (SP), que fez mestrado sobre sistemas de informação em empresas.

Para Juan Peixoto, da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização de documentos e arquivos de empresas, residências e escritórios, há 21 anos no mercado, a perda de tempo por conta desses entraves chega a 20%. "Encontramos essa média nas empresas."

A desorganização de documentos também impede contratos de fornecimento com empresas de grande porte. "Essas companhias exigem uma série de informações dos fornecedores para fechar negócio. Se todas elas não estão bem documentadas, a pequena não se insere na cadeia produtiva", afirma Carmo.

Dados decisivos
Além dos problemas do dia-a-dia, a falta de ordenação dos papéis pode ter reflexos mais profundos. "A organização melhora a qualidade de decisão do empresário, impede que ele repita procedimentos que já foram feitos e deram errado", afirma a professora do curso de biblioteconomia da USP (Universidade de São Paulo) Asa Fujino, 43. 

Segundo ela, organizar informação é mais do que arrumar bem o arquivo. Mesmo que todos os documentos estejam guardados em pastas e etiquetados, eles podem não obedecer à catalogação mais adequada à empresa.

Por exemplo, os dados sobre um fornecedor armazenados por data e não por produto comprado comprometem a ordem do arquivo. Se a companhia não consegue localizar o contato, pode perder dinheiro no negócio.

"Arquivo não é depósito nem almoxarifado. Não deve existir arquivo morto, aquele que fica no porãozinho e ninguém sabe o que está guardado lá", diz Vera Stefanov, Presidente do SINBIESP.

Casos extremos
A percepção de que algo não vai bem na organização das informações da empresa, no entanto, só aparece em situações-limite: papéis espalhados pelas mesas da companhia, prejuízos concretos ou falta de espaço para guardar a papelada acumulada.

"Há quem não saiba dados básicos, como o tempo durante o qual cada documento deve ser guardado, e acaba tendo problemas judiciais por causa disso", diz Suely dos Santos.

"Há clientes que jogam tudo fora. Outros guardam papéis desnecessários", afirma Juan Peixoto da Acervo Organização e Guarda de Documentos.

Certificação e exportações
Para as empresas que querem obter certificados de qualidade, como ISO, a organização de documentos e o registro de processos produtivos são pré-requisitos.

"Segundo a norma, deve ficar claro onde estão as informações e quem tem acesso a elas", diz Melvin Cymbalista, diretor da área de qualidade da Fundação Vanzolini, certificadora ISO.

Outra situação que exige organização documental são os trâmites de exportações. "O processo é ainda muito burocrático e quem não está organizado vai ficar de fora", afirma Santos.

Para ela, as pequenas são punidas de maneira severa com a desorganização. "Elas têm de executar os serviços e competir com as grandes com uma equipe de trabalho muito enxuta. Precisam estar organizadas para isso", diz.

Fonte: Jornal Folha de São Paulo 

quinta-feira, 9 de outubro de 2014

Gestão de pessoas é essencial para segurança da informação

Especialista recomenda cinco ações para uso correto do tripé: pessoas, processos e tecnologias.
Um dos maiores e principais desafios dos profissionais que cuidam da Segurança da Informação nas empresas é o de garantir que nenhuma ocorrência deixe de receber a devida resposta, no momento em que ela acontece.
No entanto, o monitoramento efetivo, a identificação dos incidentes e a velocidade nas respostas vêm sendo um dos maiores gaps de boa parte dos planos de respostas a incidentes colocados em prática atualmente. Um dos maiores erros é não levar em conta o tripé: pessoas, processos e tecnologias.
Esta é a avaliação do especialista em Segurança da Informação e diretor da Strong Security Brasil, Dario Caraponale, que orienta as empresas a levarem estes três aspectos em conjunto e não separadamente, como geralmente acontece. 
“Não adianta ter as melhores ferramentas e tecnologias se a gestão dos processos e pessoas não for levada em conta e colocada no topo das prioridades. As ações não devem ser baseadas em ‘apagar incêndios’, para que as equipes corram desesperadamente para corrigirem os erros”, alerta.
O especialista sugere as seguintes cinco ações para os profissionais responsáveis pela área de Segurança da Informação:
1 – Definir política de Segurança da Informação alinhada com a Norma ISO/IEC 27000 
Muitas empresas passam anos elaborando políticas de Segurança da Informação que dificilmente conseguem ser implementadas, já que estão em desconexão com a cultura da empresa e objetivos de Negócio. 
Isso acontece também porque a capacidade de investimento da empresa em suportar a implementação desta política não foi levada em consideração;
2- Implementar Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI) 
Para a implantação deste sistema de gestão deve usar a abordagem da Norma ISO/IEC 27000, ou seja, o modelo conhecido como PDCA (Plan-Check-do-Act);
3- Manter de forma sistemática todos os processos e procedimentos 
Eles são necessários para controlar a efetiva implementação e monitoramento da política de Segurança da Informação. Nesta área, não basta apenas implementar controles. Estes devem necessariamente gerar evidências da sua existência e ser realizados de forma sistemática;
4- Realizar planos de educação e conscientização dos usuários 
Todos devem conhecer bem a política de segurança, assim como nos processos e procedimentos a serem implementados. 
Um dos elos mais fraco da corrente em um processo ou procedimento envolvendo Segurança da Informação são pessoas. Sendo assim, treinar, treinar e treinar nunca é demais;
5- Investimentos em um Security Operations Center (SOC)
O Centro de Operações de Segurança reúne uma série de procedimentos e de detecção e reação a incidentes de segurança. O SOC envolve cinco operações proativas: geração de eventos de segurança, coleta, análise e armazenamento de informações, e reação aos incidentes;
Este conjunto básico de ações deve ser mantido em operação 24 horas por dia com a utilização de ferramentas tecnológicas avançadas e adequadas. Além de garantir uma segurança da informação efetiva, o SOC permite otimizar os recursos – pessoal e infraestrutura – e garantir os melhores resultados de ROI (retorno dos investimentos).
“Somente assim será possível avançar rumo à uma Segurança da Informação com resultados positivos com indicadores e retorno dos investimentos, independente das ferramentas utilizadas”, afirma o especialista.
Fonte: www.computerworld.com.br - 22.09.2014

segunda-feira, 6 de outubro de 2014

7 dicas para garantir sua segurança em redes Wi-Fi públicas


Com a introdução dos dispositivos móveis em nosso cotidiano, passamos a sentir a necessidade de ter o mundo nas mãos. Seguindo essa tendência, as redes públicas sem fio, disponibilizadas por bares, restaurantes, shoppings e até em pontos turísticos por algumas prefeituras, passaram a representar uma solução comum para quem deseja estar sempre conectado.
Apesar de tornarem nosso dia-a-dia muito mais prático, utilizar as conexões públicas pode deixar vulneráveis as suas informações pessoais. Isso acontece porque, por ser pública, qualquer pessoa tem acesso a esse tipo de rede, inclusive as que estão interessadas em roubar seus dados e utilizá-los de maneira ilícita.
Pensando em sua segurança, criamos uma lista com as principais medidas preventivas que podem ser tomadas para garantir a privacidade de suas informações ao acessar as redes públicas.

1. Evite realizar transações bancárias ou de qualquer tipo de informação pessoal

Quando conectado à uma rede pública, existe a possibilidade de seus dados serem interceptados. Para essas operações, prefira sempre redes confiáveis.

2. Certifique-se de acessar endereços com conexão segura

Você pode verificar se está em um endereço com conexão segura observando a presença do HTTPS ou de um pequeno ícone de cadeado na barra de endereço do seu navegador.

3. Mantenha seu sistema operacional e navegador sempre atualizados

Mas lembre que a atualização deve ser feita sempre por meio de conexões confiáveis, como, por exemplo, a de sua casa ou trabalho.

4. Verifique se a rede Wi-Fi à qual você pretende se conectar é legítima

Para quem está interessado em interceptar seus dados, é muito fácil criar uma rede falsa com um nome sedutor, como "Wi-Fi livre", por exemplo. Lembre sempre de verificar com o responsável pelo estabelecimento qual é a rede adequada.

5. Desabilite o compartilhamento de arquivos

Fazer isso é muito simples e pode evitar que arquivos pessoais, como fotos, por exemplo, sejam compartilhados acidentalmente. 

  • No Windows: no seu Painel de Controle, acesse a "Central de Rede e Compartilhamento". Abra as "Configurações de Compartilhamento Avançadas" e marque a opção "Desabilitar Compartilhamento de Arquivo e Impressora".

  • No Macacesse suas "Preferências de Sistema", selecione o ícone "Compartilhamento" e desmarque a opção "Compartilhamento de Arquivos".

6. Utilize uma VPN

Isso garantirá que os dados enviados pelo seu dispositivo sejam criptografados. Uma opção de VPN gratuita é a SecurityKISS, que oferece 300MB diários, o que é mais que suficiente para utilizações ocasionais.

7. Ao sair, lembre-se de desconectar de todas as suas contas e "esquecer" a rede em seu dispositivo

Seguindo essas dicas, é possível aproveitar ao máximo a facilidade das redes públicas sem fio e ter a certeza de que os riscos de interceptação de informações estão significativamente reduzidos. Agora que você aprendeu como se proteger, pode aproveitar sem medo.


Fonte: www.canaltech.com.br em 06.10.2014