DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE PROCESSO, FORAM TEMAS EM CONGRESSO DA OAB GUARULHOS 2018

O sucesso do advogado não se limita à sua capacitação técnico-jurídica, o que, sem dúvida é importantíssimo, mas passa também pela gestão profissional de sua carreira e de seu escritório. 

Juan Cacio Peixoto, em palestra no Congresso da 

OAB  Guarulhos 2018.

Por essa razão a Diretoria de Carreira e Mercado de Trabalho da OAB Guarulhos, vem se dedicando a fomentar a formalização e profissionalização dos escritórios da subseção. 

O Congresso da Advocacia de Guarulhos surgiu neste contexto, e pelo segundo ano consecutivo trará ferramentas importantes e atuais para a melhor gestão dos escritórios jurídicos.

E a  ACERVO Organização e Guarda de Documentos, esteve presente no Congresso,  com a palestra DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE PROCESSO, proferida por Juan Cacio Peixoto, no dia 03 de agosto, no Adamastor em Guarulhos, SP, destacando, o planejamento para iniciar a mudança do processo físico para o digital.


Sobre a ACERVO
A Acervo Organização e Guarda de Documentos, é uma empresa de prestação de serviços, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado de Gestão de Documentos, há mais de 25 anos, com sede na cidade de Guarulhos, SP.

Atende empresas de todos os segmentos e portes, em todo o território nacional, em Guarulhos, SP, temos vários clientes, com serviços de Gestão Documental.

Etapas da digitalização de documentos
Um bom Plano de Trabalho, facilitará a execução do projeto, com grande economia de recursos financeiros, materiais e humanos.

A digitalização facilita o acesso à informação, ajuda na economia de espaço físico, padroniza a forma de armazenagem, além de beneficiar a natureza, com a diminuição do uso de papel.

Foram abordadas as principais etapas para fazer a digitalização de documentos:

1- Preparação e organização dos documentos

Organize a documentação em formato papel.

2- Higienização

Retire todos os grampos, clipes e post it.

3- Captura das imagens

Escaneamento dos documentos.

4- Indexação

Defina a tipologia documental.

5- Controle de Qualidade

Conferência do volume digitalizado e qualidade das imagens.

6- Gravação

Salve em espaço contratado pela sua empresa.

7- Acesso e sigilo

Libere o acesso com grau de sigilo.

O sucesso da implantação da digitalização de documentos, dependerá de uma boa gestão dos documentos físicos, sem a organização, corre-se o risco de criar "um arquivo morto eletrônico" ou "uma bagunça eletrônica".

Para contratar esta palestra para sua empresa, acesse nosso site www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e WhatsApp 98543-1356

Cícero Lucena defende digitalização de prontuários médicos

26/11/2014 | 12h26min

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Os prontuários dos pacientes poderão ser digitalizados ou microfilmados para facilitar o armazenamento e, desde que seja feita a certificação digital, os documentos originais poderão ser descartados. É o que prevê o PLS 167/2014, já aprovado pela Comissão de Assuntos Sociais (CAS).

Para o relator, senador Cícero Lucena (PSDB-PB), o projeto é um auxílio necessário aos responsáveis pela guarda de prontuários, em razão das dificuldades para conservação. Ele também avalia ser um avanço para a proteção à saúde da população, porque facilita o acesso a informações relevantes para a assistência ao paciente.

A proposição autoriza os profissionais de saúde e as pessoas jurídicas destinadas à prestação de serviços de saúde a armazenarem em meio eletrônico, óptico ou equivalente, todos os documentos constantes de prontuário de paciente. Somente após ocorrer a digitalização e assinatura com certificado digital padrão da Infraestutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), os documentos originais poderão ser destruídos, com exceção dos considerados “de valor histórico”.

A proposta também determina que os documentos digitalizados de acordo com a Lei da Digitalização (Lei 12.682/2012) terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito. O texto permite ainda a eliminação dos prontuários armazenados em meio eletrônico decorrido o prazo de vinte anos contados a partir da sua última alteração.

O senador Roberto Requião (PMDB-PR), autor da proposta, justifica a iniciativa pelo grande volume de prontuários em papel existente nos hospitais brasileiros mantido em situação precária. Segundo ele, o mecanismo mais adequado e seguro para o armazenamento desses documentos é a digitalização, pois "permitiria resguardar mais adequadamente a privacidade e a confidencialidade das informações, além de facilitar a sua recuperação".

A matéria segue para a Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática (CCT), em decisão terminativa.

Agência Senado 

Projeto estabelece prazo para descarte de prontuários digitalizados

Simone Franco | 10/10/2014, 15h19 

Projeto de lei (PLS 167/2014) do senador Roberto Requião (PMDB-PB), em análise na Comissão de Assuntos Sociais (CAS), autoriza profissionais de saúde, clínicas e hospitais a digitalizar todos os documentos reunidos nos prontuários dos pacientes.

O projeto procura resgatar alguns dispositivos vetados na Lei da Digitalização (Lei nº 12.682/2012), que  entrou em vigor há mais de dois anos sem disciplinar o descarte de documentos originais armazenados em meio eletrônico, ótico ou digital.

Um desses dispositivos é o que permite a destruição dos originais digitalizados, excluindo-se os documentos de valor histórico, cuja preservação deverá seguir as exigências da legislação pertinente. Outro exemplo é o dispositivo que confere o mesmo valor probatório do original aos documentos digitalizados dentro dos critérios da referida lei.

Requião optou por fazer um pequeno ajuste, no entanto, no dispositivo vetado que regulava a eliminação de documentos armazenados em meio eletrônico, ótico ou digital. Assim, estabeleceu a possibilidade de descarte após 20 anos de digitalização dos prontuários médicos. O dispositivo vetado tratava de documentos em geral e vinculava a destruição dos originais ao cumprimento dos respectivos prazos legais de decadência ou prescrição.

Revisão do prazo

Se a Lei da Digitalização silencia sobre a inutilização de originais processados eletronicamente, a Resolução nº 1.821/2007, do Conselho Federal de Medicina (CFM), fixa prazo mínimo de 20 anos – contado do último registro – para preservação de prontuários médicos em papel não arquivados eletronicamente. E determina a guarda permanente dos prontuários armazenados em microfilme e meio ótico ou digital.

Em meio a todas estas circunstâncias, o relator, senador Cícero Lucena (PSDB-PB), decidiu recomendar a aprovação do PLS 167/2014 com duas emendas. Considerando “demasiado extenso” o prazo de 20 anos para descarte dos prontuários digitalizados, Cícero Lucena propôs este armazenamento por cinco anos, contados da data do último registro de atendimento ao paciente.

“O prazo de cinco anos é suficiente para que o prontuário possa servir de prova para quaisquer pretensões indenizatórias por um suposto erro médico ou de reparação pelos danos causados por fato do produto ou do serviço relacionado com a assistência prestada ao paciente.”, argumenta o relator.

Certificação digital

Além da harmonização dos procedimentos de digitalização de prontuários com a Lei nº 12.682/2012, Cícero Lucena apontou como inovação da proposta a exigência de emissão de certificado digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para descarte dos originais processados eletronicamente.

“O nosso país possui hoje uma Infraestrutura de Chaves Públicas que permite uma forma segura para a assinatura de documentos eletrônicos, com o uso de criptografia e outros mecanismos tecnológicos que asseguram a autenticidade e integridade dos documentos.”, afirma Requião na justificação do PLS 167/2014.

A outra emenda do relator estipula prazo de um ano para a eventual lei gerada começar a valer. Depois de passar pela CAS, o projeto seguirá para votação final na Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática (CCT).

Agência Senado (Reprodução autorizada mediante citação da Agência Senado)