CEDOC mais fácil para organizar
arquivos
*Juan
Cacio Peixoto
Nenhuma
empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações,
qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra
em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a
empresa e a própria sociedade.
Todo Sistema de Informação e Documentação / SID deve ser idealizado com a
finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é
definir essas necessidades.
Dentro
da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação
de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de
uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em
que opera.
Existe, principalmente, a necessidade da
centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que
manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a
um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional
da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente
‘aqueles que dela necessitam, e a centralização da informação e documentação
fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.
Existe
também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação
e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das
mesmas.
Vislumbrando
um cenário promissor para o profissional da informação, o Centro de Documentação / CEDOC, facilitará um intercâmbio entre
todas as áreas da empresa, racionalizando sua produção documental, economizando
espaço físico e adotando política de entrada e saída de documentos.
Deve-se
considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não
basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também,
preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.
Implantar um Centro de
Documentação / CEDOC, principalmente quando integrado a um sistema de racionalização
de procedimentos, confere mais eficiência ‘as ações da empresa, passando a
dispor de informações necessárias ‘a administração, reduzindo o desperdício de
recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de
ação empresarial.
*Bibliotecário
da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse
www.acervo.com.br
Qual nomrativa ou legislação é utilizada em ambientes de guarda de arquivos, quais determinações preciso atender quanto ao layout do meu arquivo e quais equipaentos devo possuir.
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