terça-feira, 26 de setembro de 2017

VALIDADE DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS FOI TEMA DE PALESTRA PARA SECRETÁRIAS





Posso eliminar os documentos depois de digitalizado?
O e-mail serve como prova legal? 
Na hora de aposentar, posso apresentar ao INSS, meus documentos no formato PDF? 

No futuro, como acessarei minha informação eletrônica? 
Como salvar as fotos digitais? O que é o Certificado Digital? Afinal, o documento eletrônico tem validade legal?

A palestra Validade de Documentos Eletrônicos, foi realizada na última  sexta-feira, 22 de setembro, no Vila Galé Resorts, na Praia de Guarajuba, Camaçari, BA, durante o o 23º Encontro Recicle de Secretárias 2017, realizado pela empresa RECICLE Treinamento, com sede na cidade de Salvador .  
O evento contou com a participação de aproximadamente 25 secretárias de vários estados do país, que puderam tirar dúvidas, sobre documento eletrônico e sua validade legal.
A palestra foi ministrada por Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário da ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993.
A sócia da Recicle, Donizette Maria, conta que a palestra contribuiu  muito, para entender o novo ambiente de trabalho, onde, o acúmulo desnecessário de papéis, pode ser substituído em muitos casos, por documento eletrônico, ocupando menos espaço e ganhando em agilidade na busca e localização, quando há solicitação, além de trabalhar em qualquer lugar do mundo, com acesso via web.
Foi abordado também, a Lei 12.682, conhecida como a Lei da Digitalização, que permite a digitalização de documentos, mas, não a destruição de documentos, com muitas dúvidas, a Lei foi amplamente debatida.
Uma dica essencial é que todo o documento tem prazo legal de guarda, portanto, antes de digitalizar, pensando em destruir o documento em papel, é importante conhecer a legislação que define a temporalidade documental.
O GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.
A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos cinco mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. 

Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel. 

Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:

·         Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos;

·         Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento;

·         Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.

A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.

Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.

Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.

Esta palestra poderá ser realizada em sua empresa, entre em contato através do fone 11 2821-6100 | e-mail comercial@acervo.com.br ou www.acervo.com.br e solicite uma proposta sem compromisso, a implantação de uma boa Gestão Eletrônica de Documentos, é essencial para o crescimento de seu negócio.


segunda-feira, 18 de setembro de 2017

CONHECENDO DOCUMENTOS III: O QUE É RECIBO DE ALUGUEL?

*Juan Cacio Peixoto

Através do recibo de aluguel, o proprietário de um imóvel atesta que recebeu determinada quantia da pessoa que o aluga - denominado locatário -, referente ao preço do aluguel e das demais taxas existentes.
Em posse deste documento, o locatário poderá, posteriormente, comprovar que quitou o referido valor, caso, por qualquer motivo, o locador venha a lhe cobrar novamente a antiga dívida.


PRAZO DE GUARDA
O Recibo de aluguel, deve ser guardado por um período de 5 anos, após o ano da entrega da Declaração do Imposto de Renda.
Veja o exemplo da Declaração de Imposto de Renda - Exercício Fiscal de 2016, entregue em 2017:

ANO DA DECLARAÇÃO
2017
2018
2019
2020
2021
2022
PRAZO DE GUARDA
1 ANO
2 ANOS
3 ANOS
4 ANOS
5 NOS
6 ANOS

Portanto, o Recibo de Aluguel, exercício de 2016, deverá ser guardado por um período de 6 anos, podendo ser eliminada a partir de 01 de janeiro de 2023, precisa esperar cumprir o exercício fiscal até 31 de dezembro de 2022.

OUTROS NOMES DO DOCUMENTO:
  • Comprovante de pagamento de aluguel;
  • Certificado de pagamento de locação;
  • Comprovante de quitação de aluguel de imóvel residencial;
  • Declaração de pagamento de aluguel de imóvel comercial;
  • Atestado de recebimento de valor em dinheiro para pagamento de aluguel;
  • Recibo de pagamento de aluguel;
  • Recibo de quitação de aluguel;
  • Demonstrativo de pagamento de aluguel.
A guarda do Recibo de Aluguel, pelo prazo legal, é necessário para apresentar em possível solicitação da Receita Federal do Brasil, ou em casos de fazer prova na JUSTIÇA.

Todo documento tem um prazo legal de guarda, e cabe a cada cidadão, guardar em condições de fácil acesso, preservado e organizado, conforme determina a legislação do IR.

Vale lembrar que o contrato de locação e declarações referentes, que devem permanecer em posse do locatário durante todo o período de locação, até a desocupação do imóvel e recebimento do termo de entrega das chaves.



Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993 e Atendimento Nacional. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

segunda-feira, 11 de setembro de 2017

ACERVO E RECICLE FIRMAM PARCERIA PARA REALIZAÇÃO DE CURSO DE ARQUIVO EM SALVADOR/BA

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na Gestão de Documentos, firmou, uma importante parceria com a RECICLE Treinamento Profissional, com sede na cidade de Salvador, para a realização do curso "Organização do Arquivo Contábil, Fiscal, RH e Administrativo" nos dias 19 e 20 de setembro, com carga horária de 16 horas na cidade de Salvador/BA.

Fundada em janeiro de 1993, a RECICLE Treinamento Empresarial, surgiu da união de profissionais egressos de outras empresas, somando uma longa experiência de seus sócios, testados pela permanente atuação na área de Desenvolvimento Humano.

Para a Diretora da RECICLEDonizette Marya Carneiro, é uma parceria que vai gerar grandes resultados para os profissionais da Região Nordeste, com menor custos de deslocamento, o curso era oferecido somente no estado de São Paulo, em época de contenção de gastos, o curso é muito bem vindo, neste momento econômico que vive o país, além de ser um curso voltado para todos os segmentos de empresas e portes, todos precisam de documentos arquivados em local de fácil acesso, para a tomada de decisão.

Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário e Facilitador do curso,  afirma que é um curso de grande importância para as pessoas que buscam qualificação profissional, e assim conquistarem melhor competitividade no mercado de trabalho, além de ser um bom momento, para colocar a documentação em ordem, preparando para um ano novo que se aproxima.

Novas parcerias serão realizadas entre ACERVO e RECICLE para a realização de outros cursos, voltados para a Gestão de Documentos.

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Gestão de Documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Os interessados deverão entrar em contato com a RECICLE no horário de 9h00 'as 18h00 de segunda-feira a sexta-feira, para realização da inscrição, através do fone 71 3027-0135 / 99984-1006, www.treinamentorecicle.com.br ou contato@treinamentorecicle.com.br  

As vagas são limitadas, antecipe sua inscrição.

quinta-feira, 7 de setembro de 2017

CONHECENDO DOCUMENTOS II: O QUE É O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. 

Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);

• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;
  • substituir as notas fiscais modelo 1/1A nas situações em que era exigida como no caso de compensação de crédito.



Fonte: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br