Acontecerá nesta sex-feira, dia 01 de dezembro, a partir das 10h00, a palestra gratuita "COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA", com objetivos de compartilhar informações de nossas experiências em Gestão de Documentos em empresas privadas.
Com transmissão VIA INTERNET, a palestra é aberta para todos os profissionais que se inscreverem neste link no site da palestra https://goo.gl/NzZCbY
Leia o programa completo da palestra e não deixe sua inscrição para a última hora.
OBJETIVOS
Nenhuma empresa poderá sobreviver se não
possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue,
porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e
transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.
Todo Arquivo deve ser idealizado com a
finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é
definir essas necessidades.
Dentro da empresa existe, portanto, a
necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das
áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura
apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.
Nesta palestra, você conhecerá as etapas de
organização do Arquivo, para facilitar a busca de documentos arquivados.
FACILITADOR
Juan Cacio Peixoto
Bibliotecário e Consultor Organizacional
CARGA HORÁRIA
2 horas
PROGRAMA
1- O Arquivo é o Departamento mais
importante da empresa. Ele já foi criado formalmente? Ou é apenas um local de
depósito de documentos, sucatas, entulhos, árvore de Natal, bolinhas presépios
etc.
2- Conscientize sua equipe, faça
palestras de conscientização sobre a importância do Arquivo organizado.
3- O Planejamento é o melhor início,
pense em cada etapa de organização. Chegará ao fim com rapidez.
4- Trabalhe com metodologia de
organização, alfabético, numérico, por assunto, cores etc. Porém, antes, faça
um bom diagnóstico em cada área, ouça os usuários.
5- Arquivo Centralizado ou
Descentralizado, avalie a estrutura de sua empresa.
6- Descarte muitos documentos,
elimine ao máximo, porém, antes, faça uma boa pesquisa na legislação, muitos
tem prazo de guarda definido por lei.
7- Elabore um bom Manual de
Procedimentos de Arquivo e treine sua equipe, garantindo a continuidade do
trabalho desenvolvido.
8- Convide todos os colaboradores
para conhecer o trabalho, divulgue o trabalho no site de sua empresa, jornal
interno, envie e-mail, ponha a boca no trombone, é a melhor forma de
conscientizar e mudar a cultura da empresa.
Seguindo simples etapas de
organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante
satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a
metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos
armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de
guarda de cada item documental.
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