10 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS NO INÍCIO DO ANO

Juan Cacio Peixoto*

Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.

Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar? Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento que facilitará no momento que solicitarem?

Quem poderá orientar na metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca?

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.

Coloque em prática:

P Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:

• †  Correspondência Pessoal
• †  Comercial
• †  Relatório
• † Artigo de Jornal ou Literatura Técnica
• †  Administrativo

ü    Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;

P Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;

P Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;

P Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;

P Ordene pelo método de arquivamento definido;

P Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;

P Proceda o arquivamento;

P Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;

P Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia; 

Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

TODA a criação de Deus reflete ordem. Uma “simples” célula de fermento, por exemplo, é uma maravilha de organização. Ela tem praticamente o mesmo número de componentes de um Boeing 777. Ainda assim, cada um deles tem um lugar específico e se encaixa numa esfera de apenas 5 mícrons de diâmetro. Mas, ao contrário dos aviões a jato, as células do fermento podem se reproduzir. Que ordem e organização maravilhosas! — 1 Coríntios 14:33.

Sucesso. Organize mais e melhor.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional. Para saber mais, acesse o www.acervo.com.br

SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br

FELIZ ANO NOVO, QUE SEJA DE AMOR, PERDÃO, PAZ E FELICIDADE

É tempo de virada do ano, de celebrações que despedem o ano velho, mas é também momento de reflexão, de ponderação e principalmente de gratidão. 

Deus nos presenteou com mais um ano que agora despedimos, e a Ele devemos agradecer pela generosidade e misericórdia infinitas.

Vamos receber o Ano Novo com a alma renovada de esperança e alegria, carregando Jesus no coração, e que assim seja o ano todo. A todos desejo um Feliz Ano Novo! Que seja de amor, perdão, paz e felicidade!

Que o Evangelho seja nossa orientação em cada dia deste novo ano. Que saibamos encontrar a felicidade na paz e no amor de Cristo. Que Deus abençoe a todos e Sua luz ilumine os nossos corações. 

Que a maior promessa de Ano Novo seja o fortalecimento da nossa fé, e que a saibamos cumprir em cada um dos 365 dias.

A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS deseja a todos nossos amigos, clientes, parceiros, colaboradores e fornecedores, um Ano Novo de muita PAZ. 

DICA DO DIA | CATALOGAÇÃO DE LIVROS

Existem diferentes formas de catalogação de livros. A mais comum e também a mais utilizada em escolas e universidades de vários países denomina-se Classificação Decimal de Dewey (CDD), que é um tipo de classificação bastante técnica. Para efetuar a separação, análise e registro de obras dentro desse padrão é recomendável a contratação de um bibliotecário.

Porém, também é possível usar outros processos mais simples e genéricos, para acervos menores. No caso das bibliotecas escolares, principalmente as das escolas de nível básico e cursos diversos (idiomas, preparação para o Enem, etc.), a própria instituição pode definir suas regras, desde que esse método seja explicado aos usuários. Tudo vai depender da proposta da instituição.

FONTE: CBK Software

SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356

07 REFLEXÕES PARA INICIAR 2017

1- Iniciar o ano em comunhão e em família;

Salmo 133.1 e 3: “Oh! Como é bom e agradável viverem unidos os irmãos... É como o orvalho do Hermom, que desce sobre os montes de Sião. Ali, ordena o SENHOR a sua bênção e a vida para sempre”

2- Demonstrar gratidão por todas as conquistas do ano que se passou;

Salmo 23: “O SENHOR é o meu pastor; nada me faltará. Ele me faz repousar em pastos verdejantes. Leva-me para junto das águas de descanso; refrigera-me a alma. Guia-me pelas veredas da justiça por amor do seu nome. Ainda que eu ande pelo vale da sombra da morte, não temerei mal nenhum, porque tu estás comigo; o teu bordão e o teu cajado me consolam.

Preparas-me uma mesa na presença dos meus adversários, unges-me a cabeça com óleo; o meu cálice transborda.  Bondade e misericórdia certamente me seguirão todos os dias da minha vida; e habitarei na Casa do SENHOR para todo o sempre.”

3- Expressar a Jesus Cristo que Ele é prioridade em sua vida;

Mateus 6.33: “Buscai, assim, em primeiro lugar, o Reino de Deus e a sua justiça, e todas essas coisas vos serão acrescentadas.”

4- Consagrar a Deus as primeiras horas do ano, porque as primícias são do Senhor;

Provérbios 3.9 e 10: “Honra ao Senhor com a tua fazenda e com as primícias de toda a sua renda; e se encherão os teus celeiros abundantemente, e transbordarão de mosto os teus lagares.”

5- Refletir sobre os erros cometidos e iniciar o ano assumindo novos comportamentos;

1 João 1.9: “Se confessarmos os nossos pecados, ele é fiel e justo para perdoar os nossos pecados e nos purificar de toda injustiça.”

6- Compartilhar testemunhos e experiências, para o fortalecimento da fé;

Salmos 9.1 e 2: “Eu Te louvarei, de todo o meu coração; contarei todas as Tuas maravilhas. Em Ti me alegrarei e cantarei louvores ao Teu Nome, ó Altíssimo.”

Atos 1.8: “Mas recebereis a virtude do Espírito Santo, que há-de vir sobre vós; e ser-me-eis testemunhas, tanto em Jerusalém como em toda a Judéia e Samaria, e até aos confins da terra.”

7- Mais vale um dia na Casa do Senhor do que mil em outro lugar.

Salmos 84. 1 a 10: “Quão amáveis são os teus tabernáculos, SENHOR dos Exércitos! A minha alma suspira e desfalece pelos átrios do SENHOR; o meu coração e a minha carne exultam pelo Deus vivo! O pardal encontrou casa, e a andorinha, ninho para si, onde acolha os seus filhotes; eu, os teus altares, SENHOR dos Exércitos, Rei meu e Deus meu!

Bem-aventurados os que habitam em tua casa; louvam-te perpetuamente. Bem-aventurado o homem cuja força está em ti, em cujo coração se encontram os caminhos aplanados, o qual, passando pelo vale árido, faz dele um manancial; de bênçãos o cobre a primeira chuva. Vão indo de força em força; cada um deles aparece diante de Deus em Sião. SENHOR, Deus dos Exércitos, escuta-me a oração; presta ouvidos, ó Deus de Jacó!

Olha, ó Deus, escudo nosso, e contempla o rosto do teu ungido. Pois um dia nos teus átrios vale mais que mil”.


FONTE: Recebi no Grupo de WhatsApp e a fonte da reflexão não foi informada.

FELIZ 2017, que DEUS possa estar em sua CASA, em seu TRABALHO e em todos os seus dias, que o ano que inicia-se seja ABENÇOADO.