Bagunça nos papéis só dá prejuízo

Arquivos desorganizados afetam produtividade, irritam clientes e desestruturam a empresa

Flávia Marreiro
FREE-LANCE PARA A FOLHA 

Se para achar um documento ou uma informação você leva horas ou até dias, é sinal de que sua empresa não tem um arquivo bem organizado. O prejuízo virá a curto ou a longo prazo, dizem os consultores ouvidos pela Folha.

O tempo que um funcionário gasta para encontrar o papel requerido reduz a produtividade. Caso a solicitação seja de um cliente, o risco de perdê-lo se torna maior por causa da espera. Caso o documento seja necessário para uma auditoria fiscal, os valores das multas, em razão de eventual atraso, podem ser indigestos.

"Quem solicita um orçamento para compra não espera muito. Se a empresa demora para levantar as informações, o cliente busca o concorrente", diz Vadson do Carmo, gerente do Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), em Jundiaí (SP), que fez mestrado sobre sistemas de informação em empresas.

Para Juan Peixoto, da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização de documentos e arquivos de empresas, residências e escritórios, há 21 anos no mercado, a perda de tempo por conta desses entraves chega a 20%. "Encontramos essa média nas empresas."

A desorganização de documentos também impede contratos de fornecimento com empresas de grande porte. "Essas companhias exigem uma série de informações dos fornecedores para fechar negócio. Se todas elas não estão bem documentadas, a pequena não se insere na cadeia produtiva", afirma Carmo.

Dados decisivos
Além dos problemas do dia-a-dia, a falta de ordenação dos papéis pode ter reflexos mais profundos. "A organização melhora a qualidade de decisão do empresário, impede que ele repita procedimentos que já foram feitos e deram errado", afirma a professora do curso de biblioteconomia da USP (Universidade de São Paulo) Asa Fujino, 43. 

Segundo ela, organizar informação é mais do que arrumar bem o arquivo. Mesmo que todos os documentos estejam guardados em pastas e etiquetados, eles podem não obedecer à catalogação mais adequada à empresa.

Por exemplo, os dados sobre um fornecedor armazenados por data e não por produto comprado comprometem a ordem do arquivo. Se a companhia não consegue localizar o contato, pode perder dinheiro no negócio.

"Arquivo não é depósito nem almoxarifado. Não deve existir arquivo morto, aquele que fica no porãozinho e ninguém sabe o que está guardado lá", diz Vera Stefanov, Presidente do SINBIESP.

Casos extremos
A percepção de que algo não vai bem na organização das informações da empresa, no entanto, só aparece em situações-limite: papéis espalhados pelas mesas da companhia, prejuízos concretos ou falta de espaço para guardar a papelada acumulada.

"Há quem não saiba dados básicos, como o tempo durante o qual cada documento deve ser guardado, e acaba tendo problemas judiciais por causa disso", diz Suely dos Santos.

"Há clientes que jogam tudo fora. Outros guardam papéis desnecessários", afirma Juan Peixoto da Acervo Organização e Guarda de Documentos.

Certificação e exportações
Para as empresas que querem obter certificados de qualidade, como ISO, a organização de documentos e o registro de processos produtivos são pré-requisitos.

"Segundo a norma, deve ficar claro onde estão as informações e quem tem acesso a elas", diz Melvin Cymbalista, diretor da área de qualidade da Fundação Vanzolini, certificadora ISO.

Outra situação que exige organização documental são os trâmites de exportações. "O processo é ainda muito burocrático e quem não está organizado vai ficar de fora", afirma Santos.

Para ela, as pequenas são punidas de maneira severa com a desorganização. "Elas têm de executar os serviços e competir com as grandes com uma equipe de trabalho muito enxuta. Precisam estar organizadas para isso", diz.

Fonte: Jornal Folha de São Paulo 

Gestão de pessoas é essencial para segurança da informação

Especialista recomenda cinco ações para uso correto do tripé: pessoas, processos e tecnologias.

Um dos maiores e principais desafios dos profissionais que cuidam da Segurança da Informação nas empresas é o de garantir que nenhuma ocorrência deixe de receber a devida resposta, no momento em que ela acontece.

No entanto, o monitoramento efetivo, a identificação dos incidentes e a velocidade nas respostas vêm sendo um dos maiores gaps de boa parte dos planos de respostas a incidentes colocados em prática atualmente. Um dos maiores erros é não levar em conta o tripé: pessoas, processos e tecnologias.

Esta é a avaliação do especialista em Segurança da Informação e diretor da Strong Security Brasil, Dario Caraponale, que orienta as empresas a levarem estes três aspectos em conjunto e não separadamente, como geralmente acontece. 

“Não adianta ter as melhores ferramentas e tecnologias se a gestão dos processos e pessoas não for levada em conta e colocada no topo das prioridades. As ações não devem ser baseadas em ‘apagar incêndios’, para que as equipes corram desesperadamente para corrigirem os erros”, alerta.

O especialista sugere as seguintes cinco ações para os profissionais responsáveis pela área de Segurança da Informação:

1 – Definir política de Segurança da Informação alinhada com a Norma ISO/IEC 27000 

Muitas empresas passam anos elaborando políticas de Segurança da Informação que dificilmente conseguem ser implementadas, já que estão em desconexão com a cultura da empresa e objetivos de Negócio. 

Isso acontece também porque a capacidade de investimento da empresa em suportar a implementação desta política não foi levada em consideração;

2- Implementar Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI) 

Para a implantação deste sistema de gestão deve usar a abordagem da Norma ISO/IEC 27000, ou seja, o modelo conhecido como PDCA (Plan-Check-do-Act);

3- Manter de forma sistemática todos os processos e procedimentos 

Eles são necessários para controlar a efetiva implementação e monitoramento da política de Segurança da Informação. Nesta área, não basta apenas implementar controles. Estes devem necessariamente gerar evidências da sua existência e ser realizados de forma sistemática;

4- Realizar planos de educação e conscientização dos usuários 

Todos devem conhecer bem a política de segurança, assim como nos processos e procedimentos a serem implementados. 

Um dos elos mais fraco da corrente em um processo ou procedimento envolvendo Segurança da Informação são pessoas. Sendo assim, treinar, treinar e treinar nunca é demais;

5- Investimentos em um Security Operations Center (SOC)

O Centro de Operações de Segurança reúne uma série de procedimentos e de detecção e reação a incidentes de segurança. O SOC envolve cinco operações proativas: geração de eventos de segurança, coleta, análise e armazenamento de informações, e reação aos incidentes;

Este conjunto básico de ações deve ser mantido em operação 24 horas por dia com a utilização de ferramentas tecnológicas avançadas e adequadas. Além de garantir uma segurança da informação efetiva, o SOC permite otimizar os recursos – pessoal e infraestrutura – e garantir os melhores resultados de ROI (retorno dos investimentos).

“Somente assim será possível avançar rumo à uma Segurança da Informação com resultados positivos com indicadores e retorno dos investimentos, independente das ferramentas utilizadas”, afirma o especialista.

Fonte: www.computerworld.com.br - 22.09.2014

7 dicas para garantir sua segurança em redes Wi-Fi públicas

Com a introdução dos dispositivos móveis em nosso cotidiano, passamos a sentir a necessidade de ter o mundo nas mãos. Seguindo essa tendência, as redes públicas sem fio, disponibilizadas por bares, restaurantes, shoppings e até em pontos turísticos por algumas prefeituras, passaram a representar uma solução comum para quem deseja estar sempre conectado.

Apesar de tornarem nosso dia-a-dia muito mais prático, utilizar as conexões públicas pode deixar vulneráveis as suas informações pessoais. Isso acontece porque, por ser pública, qualquer pessoa tem acesso a esse tipo de rede, inclusive as que estão interessadas em roubar seus dados e utilizá-los de maneira ilícita.

Pensando em sua segurança, criamos uma lista com as principais medidas preventivas que podem ser tomadas para garantir a privacidade de suas informações ao acessar as redes públicas.

1. Evite realizar transações bancárias ou de qualquer tipo de informação pessoal

Quando conectado à uma rede pública, existe a possibilidade de seus dados serem interceptados. Para essas operações, prefira sempre redes confiáveis.

2. Certifique-se de acessar endereços com conexão segura

Você pode verificar se está em um endereço com conexão segura observando a presença do HTTPS ou de um pequeno ícone de cadeado na barra de endereço do seu navegador.

3. Mantenha seu sistema operacional e navegador sempre atualizados

Mas lembre que a atualização deve ser feita sempre por meio de conexões confiáveis, como, por exemplo, a de sua casa ou trabalho.

4. Verifique se a rede Wi-Fi à qual você pretende se conectar é legítima

Para quem está interessado em interceptar seus dados, é muito fácil criar uma rede falsa com um nome sedutor, como "Wi-Fi livre", por exemplo. Lembre sempre de verificar com o responsável pelo estabelecimento qual é a rede adequada.

5. Desabilite o compartilhamento de arquivos

Fazer isso é muito simples e pode evitar que arquivos pessoais, como fotos, por exemplo, sejam compartilhados acidentalmente. 

• No Windows: no seu Painel de Controle, acesse a "Central de Rede e Compartilhamento". Abra as "Configurações de Compartilhamento Avançadas" e marque a opção "Desabilitar Compartilhamento de Arquivo e Impressora".
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• No Mac: acesse suas "Preferências de Sistema", selecione o ícone "Compartilhamento" e desmarque a opção "Compartilhamento de Arquivos".
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6. Utilize uma VPN

Isso garantirá que os dados enviados pelo seu dispositivo sejam criptografados. Uma opção de VPN gratuita é a SecurityKISS, que oferece 300MB diários, o que é mais que suficiente para utilizações ocasionais.

7. Ao sair, lembre-se de desconectar de todas as suas contas e "esquecer" a rede em seu dispositivo

Seguindo essas dicas, é possível aproveitar ao máximo a facilidade das redes públicas sem fio e ter a certeza de que os riscos de interceptação de informações estão significativamente reduzidos. Agora que você aprendeu como se proteger, pode aproveitar sem medo.

Fonte: www.canaltech.com.br em 06.10.2014
 

País chegará a 5 milhões de normas até fim de 2014

Média desde Constituição de 1988 é de 782 novas regras por dia útil, o que dificulta compreensão, gera aumento de custos e cria insegurança jurídica

O número de normas editadas desde a promulgação da Constituição Federal, que completará 26 anos no próximo dia 5, até ontem foi de 4,960 milhões, o que representa 782 a cada dia útil, segundo balanço feito anualmente pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). Se mantida a média, a barreira dos 5 milhões será ultrapassada ainda neste ano, o que ajuda a explicar a falta de competitividade no País devido ao desconhecimento legal por parte da população e de empresários, do aumento dos custos e da insegurança jurídica.

Das 4,960 milhões de normas gerais editadas, 645.871, ou 13,02%, estavam em vigor até ontem. Em matérias tributárias, foram 320.343 criadas no período, das quais somente 24.260, ou 7,6%, ainda valiam ontem, conforme o levantamento.

Presidente do Conselho Superior e coordenador de estudos do IBPT, Gilberto Luiz do Amaral afirma que a comparação mostra como é impossível, mesmo para o maior especialista em uma área específica, ter total conhecimento sobre a legislação do setor no qual atua. "A enorme quantidade e a complexidade da legislação brasileira confundem o cidadão e também as empresas, que têm dificuldades em compreender e atender às exigências legais, além do que o custo empresarial tem impacto direto na formação do preço das mercadorias e serviços."

Com a dificuldade da aplicação, Amaral afirma que ocorre a descaracterização da função original das leis, o que leva à sugestão de repetidas propostas. "É o caso que vemos no debate presidencial hoje, sobre a corrupção. Bastaria seguir as normas que já existem para fazer as coisas andarem, porque o problema não é a falta de regras, mas a aplicação", diz. Ele completa que a mudança constante das leis ainda facilita a defesa de infratores e dificulta a aplicação de penas pelo Poder Judiciário.

O coordenador de estudos do IBPT afirma que é preciso promover uma compilação de normas por assunto, analisar quais ainda têm utilidade e enxugar a lista, para depois criar critérios objetivos de aplicação. "Muitas regras entram em vigor rápido demais ou têm o prazo adiado por mais de uma vez, o que contribui para o aumento de custo e de insegurança jurídica", cita Amaral.

Mais impostos
No campo tributário, Amaral cita ainda a criação de inúmeros impostos nos 26 anos de Constituição, entre os quais a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e a Contribuição Provisória sobre a Movimentação ou Transmissão de Valores e de Créditos e Direitos de Natureza Financeira (CPMF), que já foi revogada. Boa parte ainda sofreu majoração.

Para o presidente do Sindicato dos Economistas de Londrina, Ronaldo Antunes, a falta de um sistema tributário claro gera distorções. Ele cita que a criação de um imposto eleva custos a determinado setor, mas quando os empresários passam por dificuldades e o governo quer evitar a perda de empregos, por exemplo, são promovidas isenções fiscais. "O País não tem uma política tributária definida e as desonerações se tornam uma bagunça e não funcionam", diz Antunes.

Por isso, o economista sugere uma reforma tributária que ao menos simplifique a vida do setor produtivo, para dar maior competitividade. "Existe hoje um custo desnecessário no acompanhamento das mudanças de todas essas normas, além da insegurança jurídica, que tira recursos das empresas pela expectativa negativa que se cria no mercado", diz Antunes.

Fonte: Folha de São Paulo, 02.10.2014