segunda-feira, 11 de dezembro de 2017
domingo, 3 de dezembro de 2017
COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA
Juan Cacio Peixoto*
Nenhuma
empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações,
qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra
em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a
empresa e a própria sociedade.
Todo
Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da
empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.
Dentro da empresa existe, portanto, a
necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das
áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura
apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.
Existe,
principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a
fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um
critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a
racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a
informação chegue rápida, concisa e eficiente ‘aqueles que dela necessitam, e a
centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja
mais rápida e eficiente.
 |
| Implantação do Arquivo Central, na Fundação Parque Tecnológico Itaipu | FPTI em Foz do Iguaçu - PR. |
Existe
também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação
e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das
mesmas.
Deve-se
considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não
basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também,
preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.
Preocupar com a organização do Arquivo, principalmente
quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais
eficiência ‘as ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias
‘a administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e
financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.
Seguindo simples etapas de organização, ao final do
trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização
de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada
e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com
a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.
Etapa 1-
Planejamento
Na construção de um arquivo, o processo básico de
planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas,
pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades
dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por
inúmeras outras considerações.
Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo,
paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao
valor do investimento.
Etapa 2- Definição do
espaço físico
Escolher
o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as
necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como
estrutural.
Avaliadas
as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um
quadro funcional que futuramente se utilizará à área.
Devido
a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para
uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos
deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e
outros, que dificultem a movimentação dos volumes.
Etapa 3- Prazo de
guarda de documentos
Com
o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa
para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental,
com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico,
possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de
guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a
conseqüente liberação de espaços.
Etapa 4- Metodologia de
organização
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| Carrinho de suporte para transporte de caixas no Arquivo, utilizado no galpão da ACERVO. |
A
organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um
sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a
circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos
documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos
para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.
Etapa 5- Digitalização
de documentos
A
digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de
escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou
microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não
existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há
codificação de cada letra do texto por um teclado.
Etapa 6- Treinamento da
equipe
Não
deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a
continuidade do Sistema de Arquivo implantado. É o Certificado de Garantia.
Para competir e vencer no mercado, é necessário que
a rapidez seja um dos objetivos estratégicos das empresas.
E, nesse contexto, três aspectos precisam receber
atenção especial das empresas:
- O processo produtivo;
- As informações;
- As decisões;
A otimização dos fluxos do setor de produtivo, as informação e tomada
de decisão e ainda, a interação entre eles, trará benefícios como:
- Melhor qualidade;
- Menor custo;
- Melhor prazo de entrega;
É importante ressaltar que a rapidez é fruto não
somente da otimização desses fluxos ou da interação entre os mesmos, mas
produto da soma desses dois fatores, ou seja:
 |
| Arquivo Corrente, organizado pela ACERVO na Usina Colombo, na cidade de Ariranha - SP. |
Rapidez = Fluxo + Integração
Não levam vantagem as empresas que investem em novas
tecnologias se esquecendo de introduzir sistemas de produção com rapidez.
As decisões devem ser obtidas a partir de
informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.
Seria muito produtivo, recuperar todas estas
informações, em um ARQUIVO ORGANIZADO.
*Bibliotecário e Sócio da Acervo Organização e Guarda de
Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br
terça-feira, 28 de novembro de 2017
PALESTRA GRATUITA VIA INTERNET: COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA
Acontecerá nesta sex-feira, dia 01 de dezembro, a partir das 10h00, a palestra gratuita "COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA", com objetivos de compartilhar informações de nossas experiências em Gestão de Documentos em empresas privadas.
Com transmissão VIA INTERNET, a palestra é aberta para todos os profissionais que se inscreverem neste link no site da palestra https://goo.gl/NzZCbY
Leia o programa completo da palestra e não deixe sua inscrição para a última hora.
OBJETIVOS
Nenhuma empresa poderá sobreviver se não
possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue,
porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e
transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.
Todo Arquivo deve ser idealizado com a
finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é
definir essas necessidades.
Dentro da empresa existe, portanto, a
necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das
áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura
apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.
Nesta palestra, você conhecerá as etapas de
organização do Arquivo, para facilitar a busca de documentos arquivados.
FACILITADOR
Juan Cacio Peixoto
Bibliotecário e Consultor Organizacional
CARGA HORÁRIA
2 horas
PROGRAMA
1- O Arquivo é o Departamento mais
importante da empresa. Ele já foi criado formalmente? Ou é apenas um local de
depósito de documentos, sucatas, entulhos, árvore de Natal, bolinhas presépios
etc.
2- Conscientize sua equipe, faça
palestras de conscientização sobre a importância do Arquivo organizado.
3- O Planejamento é o melhor início,
pense em cada etapa de organização. Chegará ao fim com rapidez.
4- Trabalhe com metodologia de
organização, alfabético, numérico, por assunto, cores etc. Porém, antes, faça
um bom diagnóstico em cada área, ouça os usuários.
5- Arquivo Centralizado ou
Descentralizado, avalie a estrutura de sua empresa.
6- Descarte muitos documentos,
elimine ao máximo, porém, antes, faça uma boa pesquisa na legislação, muitos
tem prazo de guarda definido por lei.
7- Elabore um bom Manual de
Procedimentos de Arquivo e treine sua equipe, garantindo a continuidade do
trabalho desenvolvido.
8- Convide todos os colaboradores
para conhecer o trabalho, divulgue o trabalho no site de sua empresa, jornal
interno, envie e-mail, ponha a boca no trombone, é a melhor forma de
conscientizar e mudar a cultura da empresa.
Seguindo simples etapas de
organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante
satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a
metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos
armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de
guarda de cada item documental.
Para conhecer toda a nossa agenda de cursos e palestras, acesse www.acervo.com.br
segunda-feira, 20 de novembro de 2017
ACERVO | CONHEÇA NOSSA HISTÓRIA DE 27 ANOS
COMO COMEÇAMOS?
A nossa história começou em 1993, prestava serviços como Bibliotecário Autônomo na Companhia Nitro Química Brasileira, empresa do Grupo Votorantim, na cidade de São Paulo | SP, e, a terceirização de serviços estava ganhando relevância no Brasil.
Naquele ano, atuava no Projeto de Organização da Biblioteca da área de Segurança Patrimonial, foi solicitado pela NITRO QUÍMICA, a partir deste projeto, trabalhar como Pessoa Jurídica, e em 18 de março de 1993, nasceu a ACERVO Consultoria.
Foi a antecipação de um sonho, que já estava em planejamento, constituir uma empresa para prestar serviços em Gestão de Documentos e Informação.
ESTRUTURA INICIAL
Iniciou-se a ACERVO, em meu apartamento residencial de 55 m², na cidade de Guarulhos | SP, nosso telefone era um RAMAL telefônico, atendido pela Portaria do prédio e transferia para o apartamento, onde funcionava a ACERVO.
PRIMEIROS CLIENTES
O mercado de Gestão Documental, ainda era desconhecido, com poucas empresas no mercado, começamos a divulgar o trabalho e conquistamos nosso segundo cliente, a TendTudo Materiais de Construção, empresa do Grupo BR Home Centers, o terceiro a GE Dako, do grupo MABE Brasil, e nossa história começou a acrescentar novos projetos e importantes clientes.
CRESCIMENTO NO MERCADO
Em menos de 02 anos de funcionamento, mudamos a ACERVO para uma sala de 60 m², depois para um salão de 100 m², com crescimento mudamos para 03 galpões de 200 m² cada um.
ESTRUTURA ATUAL
Atualmente estamos em uma área total de 4.200 m², com 2.700 m² de área construída, com sede na cidade de Guarulhos | SP, prestando todos os serviços da área de Gestão Documental: Organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos e outros serviços, que agregam ao trabalho, para oferecer ao CLIENTE, um pacote de serviços prestados, exclusivamente pela ACERVO.
Com o acréscimo de novos serviços, alteramos a razão social para ACERVO Organização e Guarda de Documentos.
Nosso sistema de telefonia é digital, preparada para atender simultaneamente várias ligações e, possuímos TI para atender todos os portes de clientes, e crescimento de acordo com as novas tecnologias do mercado.
Nossos softwares de gerenciamento de documentos, são os mais avançados do mercado de Gestão Documental.
SÓCIOS E CONSULTORES
A ACERVO é uma empresa familiar, sendo sócios:
- 02 (dois) Bibliotecários: Juan Cacio Peixoto e Lizete da Penha Ferreira Peixoto;
- 01 (um) Arquivista: Fábio Ferreira Peixoto;
- 01 (um) Analista de Sistemas: Felipe Ferreira Peixoto.
CLIENTE É NOSSA PRIORIDADE
Um dos grandes diferenciais de nossa empresa, desde os primórdios, foi a dedicação aos clientes, de forma personalizada, de acordo com suas necessidades e projetos exclusivos de Gestão Documental.
Excelência no Atendimento ao Cliente, é nossa meta 365 dias por ano, sem informação não há tomada de decisão.
Juan Cacio Peixoto
Bibliotecário e Sócio-fundador da ACERVO
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