eSocial: uma revolução digital nas obrigações trabalhistas e previdenciárias

Por: Wilson Gimenez Júnior (*)

Nesse fim de 2013, temos um assunto relevante para pensar e começar a preparar nas nossas rotinas para o ano de 2014: o eSocial

Você já deve ter ouvido falar do eSocial. Se ainda não ouviu, certamente ouvirá, e continuará a tê-lo como tema constante, cada vez mais.

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, também conhecido como eSocial (originariamente chamado de EFD Social ou Sped Social), faz parte doSistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado através do Decreto nº 6.022/2007 como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010).

O SPED iniciou através da implementação de três grandes projetos:

Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e NF-e - Ambiente Nacional, e agora, por fim, chega à área trabalhista, envolvendo todos os setores das empresas.

O eSocial, assim como os demais braços do SPED, promove uma completa mudança comportamental na gestão das informações das empresas, alterando o vetor da fiscalização, ou seja, não é mais o auditor fiscal que vai até o contribuinte em busca da informações e documentos: agora é a empresa que vai até o órgão de fiscalização quando transmite os seus arquivos digitais via SPED, cujo canal de comunicação para as questões trabalhistas e previdenciárias é o eSocial.

Uma fiscalização superficial já é feita hoje com as GFIP’s mensais, em que se confessam os débitos previdenciários e de FGTS, para que posteriormente o Governo possa confrontar tais dados com seus respectivos pagamentos, e, caso sejam verificadas divergências, travam-se as emissões de CND.

Temos também os CAGED’s mensais e a RAIS anual entregues ao Ministério de Trabalho com as informações sobre vínculos empregatícios.

Entretanto, como veremos, o eSOCIAL vai muito além e será uma janela de observação, permitindo aos diversos órgãos a ele relacionados examinar bem de perto o dia-a-dia das empresas.
 
I.         O QUE É

O eSocial é um projeto do Governo Federal que tem por objetivo formalizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a toda a relação de trabalho.

Com oeSOCIAL  várias esferas do Poder Público estarão envolvidas: RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB), a PREVIDÊNCIA SOCIAL (INSS), a CAIXA ECONÔMICA FEDERAL , MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO (MTE) e a JUSTIÇA DO TRABALHO.
 II.        QUEM ESTÁ OBRIGADO

A nova obrigação abrange a todos os contribuintes, desde o empregador doméstico e o microempreendedor individual (MEI), passando pelas micro, pequenas e médias empresas com ou sem empregados, até as grandes corporações.
 III.       O QUE DE FATO VAI MUDAR

Prazos para informar cadastros e as movimentações e eventos trabalhistas (RET’s) no sistema do E-Social:

· Admissão:  os dados e documentos referentes  à admissões de empregados deverão ser encaminhados com antecedência, pois a comunicação no E-SOCIAL deverá ocorrer até a data de início do empregado, ou seja, a própria data de admissão.

IMPACTO IMEDIATO: não será mais possível a admissão de empregados por ocasião do fechamento da folha com data retroativa; esse procedimento acarretará num aviso do sistema, confessando a informação do registro fora do prazo, sujeito à penalidades. 

· Afastamento Temporário: todas as ocorrências que envolvam afastamento, seja por doença ou licença-maternidade, devem ter comunicação imediata no eSOCIAL.

IMPACTO IMEDIATO: as informações sobre tais ocorrências deverão ser imediatas, para que possamos cumprir o prazo legal de inserção desses registros no eSOCIAL, além de prepararmos toda documentação necessária para que o empregado possa requerer o benefício junto ao INSS caso o afastamento se prorrogue por mais de 15 dias, ou iniciar o período de licença-maternidade.

· ASO – Atestado de Saúde Ocupacional: os cadastros do sistema eSOCIAL possuem campos específicos para o preenchimento das datas atualizadas dos exames admissionais, periódicos, de retorno à função e demissionais.

IMPACTO IMEDIATO: se a empresa ainda não mantém regularmente atualizados  os PROGRAMAS DE SAÚDE MÉDICO OCUPACIONAL, DE PREVENÇÃO DE RISCOS AMBIENTAIS e o PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO (PCMSO/PPRA/PPP), além das demais obrigações referentes à saúde e segurança do trabalho determinadas de acordo com seu CNAE e grau de risco, é chegada a hora de regularizar essa situação para viabilizar a manutenção das informações atualizadas no eSOCIAL.

· CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho: os acidentes de trabalho devem tercomunicação imediata no eSOCIAL.

IMPACTO IMEDIATO: a informação dessa ocorrência deverá ser imediata, para que possamos cumprir o prazo legal de inserção do registro do acidente de trabalho no eSOCIAL, além de prepararmos toda documentação necessária para que o empregado acidentado possa requerer o benefício junto ao INSS caso o afastamento se prorrogue por mais de 15 dias.

· Desligamento e Aviso Prévio: não será possível fazer desligamentos retroativos, pois a informação referente à saída do empregado deve ser comunicado no eSOCIAL no prazo de pagamento de rescisões: até 10 dias corridos no caso de aviso indenizado ou ausência de aviso no pedido de demissão, e até o dia seguinte ao término do aviso trabalhado.

IMPACTO IMEDIATO: novamente o impacto se dará com relação à informação sobre o desligamento, pois deveremos alimentar o eSOCIAL no prazo legal e para tanto necessitaremos saber sobre a movimentação com antecedência.

· Estagiários: pela primeira vez os estagiários farão parte de uma Declaração trabalhista. Sua contratação deve observar a Lei 11.788/2008 e suas disposições. Também deverão fazer parte dos Programas de Saúde e Segurança do Trabalho.

IMPACTO IMEDIATO: quem mantiver estagiários em desacordo com o previsto na legislação deverá repensar e partir para a contratação CLT.

· Férias: as férias devem sempre ser pagas com no mínimo  2 dias úteis de antecedência; porém, o aviso de férias, comunicando ao empregado seu período de descanso de acordo com o período aquisitivo completado, deve ter data de 30 dias de antecedência ao início do período de gozo das férias.

IMPACTO IMEDIATO: novamente o impacto se dará com relação à informação do período de concessão de férias, pois deveremos alimentar o eSOCIAL com o prazo legal de 30 dias de antecedência.

Aconselhamos que com o relatório de férias, que enviamos mensalmente juntamente com a folha de pagamento, sejam feitos os agendamentos das férias dos empregados. Programando todas com antecedência e nos informando tais datas, poderemos cumprir o prazo legal para informação.

· Serviços tomados/Serviços Prestados:  até mesmo uma empresa que não mantenha folha de pagamento de empregados, nem remunere pró-labore aos sócios, deverá apresentar informações ao eSOCIAL caso tome ou preste serviços a terceiros.

IMPACTO IMEDIATO: essas informações possibilitarão ao Governo realizar cruzamentos de dados através dos entes envolvidos nessa relação  de serviços, confirmando as informações prestadas pelas duas fontes.

· Outras questões a serem observadas: tudo que for Lei e estiver previsto em CLT ou nas inúmeras Instruções Normativas e dispositivos legais válidos deverá ser devidamente observado, pois, com o eSOCIAL, não há como informar aquilo que não for praticado devidamente.

· Alguns poucos exemplos, que não esgotam as situações, são:

·  PAT atualizado (Programa de Alimentação do Trabalho); contratação de aprendizes por empresas não optantes do SIMPLES com mais de 7 empregados; contratação obrigatória de deficientes por empresas com mais de 100 empregados; quantidade de horas extras dentro do limite previsto (proibido exceder 10 horas de jornada de trabalho); dentre diversos outros temas.

IMPACTO IMEDIATO GERAL:  precisaremos o quanto antes das informações atualizadas sobre ASO, estabilidades,  atividades desempenhadas pelo trabalhador, escala de férias e outras para atualizarmos os cadastros dos empregados em nosso sistema de folha de pagamento para o cumprir as exigências no preenchimento dos cadastros iniciais do eSOCIAL a partir de JANEIRO/2014.
 
III.       DETALHES/CRONOGRAMA:

Agenda (não oficial):

·        Lucro Real: cadastros a partir de 1º de Janeiro de 2014

·        Lucro Presumido e Simples: cadastros a partir de 1º de Abril de 2014

·        Mei e Pequeno Produtor Rural: final do 1º semestre de 2014

·        Demais empregadores: 2015 (órgãos públicos, domésticos, etc)
 

Aguardamos a publicação de Guia de Orientações ao Contribuinte e Agenda Oficial de implantação.
 IV.      CONCLUSÃO:

O eSocial não está alterando nada que já não esteja previsto na Legislação Trabalhista.

Seu impacto será em como as empresas exercem tais obrigações.

O eSocial estará abrangendo várias esferas do Governo Federal e possibilitando que as informações sejam muito mais analíticas do que jamais foram até hoje.

A veracidade e o imediatismo dos eventos acompanharão tal revolução na prestação de informações.

Com isso, o relacionamento ALEIXO + Cliente ficará ainda mais estreito, pois necessitaremos das informações praticamente em tempo real para que possamos ser a interface entre as práticas trabalhistas de nossos clientes e os órgãos oficiais que receberão as informações referentes à sua folha de pagamento e o dia-a-dia de seus empregados.

Para tanto, estamos concluindo um processo intenso de capacitação da nossa equipe para atender a essa mais nova obrigação.

Através do eSocial comunicaremos todos os eventos e práticas trabalhistas à RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB), à PREVIDÊNCIA SOCIAL (INSS), à CAIXA ECONÔMICA FEDERAL e agora também ao MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO (MTE) e, por fim, até à JUSTIÇA DO TRABALHO.

Percebe-se que, dessa maneira, com o eSocial e seu aliado, o DCTF-Prev , o Governo terá à sua disposição os dados necessários para simplificar e dar maior celeridade às fiscalizações.

Nossa principal observação é com relação à comunicação de todos os eventos trabalhistas o mais rápido possível, e em alguns casos, como admissões e férias, até antes do evento, e mais uma vez, com relação a todos os atestados de saúde ocupacional e diversos laudos técnicos que compõem os Programas de Controle Médico do Trabalho, Programas de Riscos ambientais e toda a documentação obrigatória referente à saúde e engenharia do trabalho, prevenção  de acidentes, CIPA, Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) que deve ser elaborada por empresas especializadas e regulamentadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego, contratadas para este fim.

Quem já possui toda essa documentação deve se certificar de sua validade e renová-la conforme prazos legais.

Contudo, aqueles clientes que ainda carecem de regularização é imprescindível que o façam urgentemente a fim de ingressar no eSocial com a sua situação em ordem.

(*) Wilson Gimenez Júnior é Sócio-Diretor Executivo da Datamétodo Gestão Contábil.www.datametodo.com.br