terça-feira, 19 de novembro de 2013

eSocial: uma revolução digital nas obrigações trabalhistas e previdenciárias

Por: Wilson Gimenez Júnior (*)

Nesse fim de 2013, temos um assunto relevante para pensar e começar a preparar nas nossas rotinas para o ano de 2014: o eSocial

Você já deve ter ouvido falar do eSocial. Se ainda não ouviu, certamente ouvirá, e continuará a tê-lo como tema constante, cada vez mais.

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, também conhecido como eSocial (originariamente chamado de EFD Social ou Sped Social), faz parte doSistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado através do Decreto nº 6.022/2007 como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010).


O SPED iniciou através da implementação de três grandes projetos:

Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e NF-e - Ambiente Nacional, e agora, por fim, chega à área trabalhista, envolvendo todos os setores das empresas.

eSocial, assim como os demais braços do SPED, promove uma completa mudança comportamental na gestão das informações das empresas, alterando o vetor da fiscalização, ou seja, não é mais o auditor fiscal que vai até o contribuinte em busca da informações e documentos: agora é a empresa que vai até o órgão de fiscalização quando transmite os seus arquivos digitais via SPED, cujo canal de comunicação para as questões trabalhistas e previdenciárias é o eSocial.

Uma fiscalização superficial já é feita hoje com as GFIP’s mensais, em que se confessam os débitos previdenciários e de FGTS, para que posteriormente o Governo possa confrontar tais dados com seus respectivos pagamentos, e, caso sejam verificadas divergências, travam-se as emissões de CND.

Temos também os CAGED’s mensais e a RAIS anual entregues ao Ministério de Trabalho com as informações sobre vínculos empregatícios.

Entretanto, como veremos, o eSOCIAL vai muito além e será uma janela de observação, permitindo aos diversos órgãos a ele relacionados examinar bem de perto o dia-a-dia das empresas.
 

I.         O QUE É
eSocial é um projeto do Governo Federal que tem por objetivo formalizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a toda a relação de trabalho.

Com oeSOCIAL  várias esferas do Poder Público estarão envolvidas: RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB), a PREVIDÊNCIA SOCIAL (INSS), a CAIXA ECONÔMICA FEDERAL , MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO (MTE) e a JUSTIÇA DO TRABALHO.
 
II.        QUEM ESTÁ OBRIGADO

A nova obrigação abrange a todos os contribuintes, desde o empregador doméstico e o microempreendedor individual (MEI), passando pelas micro, pequenas e médias empresas com ou sem empregados, até as grandes corporações.
 
III.       O QUE DE FATO VAI MUDAR

Prazos para informar cadastros e as movimentações e eventos trabalhistas (RET’s) no sistema do E-Social:
· Admissão:  os dados e documentos referentes  à admissões de empregados deverão ser encaminhados com antecedência, pois a comunicação no E-SOCIAL deverá ocorrer até a data de início do empregado, ou seja, a própria data de admissão.
IMPACTO IMEDIATO: não será mais possível a admissão de empregados por ocasião do fechamento da folha com data retroativa; esse procedimento acarretará num aviso do sistema, confessando a informação do registro fora do prazo, sujeito à penalidades. 
· Afastamento Temporário: todas as ocorrências que envolvam afastamento, seja por doença ou licença-maternidade, devem ter comunicação imediata no eSOCIAL.
IMPACTO IMEDIATO: as informações sobre tais ocorrências deverão ser imediatas, para que possamos cumprir o prazo legal de inserção desses registros no eSOCIAL, além de prepararmos toda documentação necessária para que o empregado possa requerer o benefício junto ao INSS caso o afastamento se prorrogue por mais de 15 dias, ou iniciar o período de licença-maternidade.
· ASO – Atestado de Saúde Ocupacional: os cadastros do sistema eSOCIAL possuem campos específicos para o preenchimento das datas atualizadas dos exames admissionais, periódicos, de retorno à função e demissionais.
IMPACTO IMEDIATO: se a empresa ainda não mantém regularmente atualizados  os PROGRAMAS DE SAÚDE MÉDICO OCUPACIONAL, DE PREVENÇÃO DE RISCOS AMBIENTAIS e o PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO (PCMSO/PPRA/PPP), além das demais obrigações referentes à saúde e segurança do trabalho determinadas de acordo com seu CNAE e grau de risco, é chegada a hora de regularizar essa situação para viabilizar a manutenção das informações atualizadas no eSOCIAL.
· CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho: os acidentes de trabalho devem tercomunicação imediata no eSOCIAL.
IMPACTO IMEDIATO: a informação dessa ocorrência deverá ser imediata, para que possamos cumprir o prazo legal de inserção do registro do acidente de trabalho no eSOCIAL, além de prepararmos toda documentação necessária para que o empregado acidentado possa requerer o benefício junto ao INSS caso o afastamento se prorrogue por mais de 15 dias.
· Desligamento e Aviso Prévio: não será possível fazer desligamentos retroativos, pois a informação referente à saída do empregado deve ser comunicado no eSOCIAL no prazo de pagamento de rescisões: até 10 dias corridos no caso de aviso indenizado ou ausência de aviso no pedido de demissão, e até o dia seguinte ao término do aviso trabalhado.
IMPACTO IMEDIATO: novamente o impacto se dará com relação à informação sobre o desligamento, pois deveremos alimentar o eSOCIAL no prazo legal e para tanto necessitaremos saber sobre a movimentação com antecedência.
· Estagiários: pela primeira vez os estagiários farão parte de uma Declaração trabalhista. Sua contratação deve observar a Lei 11.788/2008 e suas disposições. Também deverão fazer parte dos Programas de Saúde e Segurança do Trabalho.
IMPACTO IMEDIATO: quem mantiver estagiários em desacordo com o previsto na legislação deverá repensar e partir para a contratação CLT.
· Férias: as férias devem sempre ser pagas com no mínimo  2 dias úteis de antecedência; porém, o aviso de férias, comunicando ao empregado seu período de descanso de acordo com o período aquisitivo completado, deve ter data de 30 dias de antecedência ao início do período de gozo das férias.
IMPACTO IMEDIATO: novamente o impacto se dará com relação à informação do período de concessão de férias, pois deveremos alimentar o eSOCIAL com o prazo legal de 30 dias de antecedência.

Aconselhamos que com o relatório de férias, que enviamos mensalmente juntamente com a folha de pagamento, sejam feitos os agendamentos das férias dos empregados. Programando todas com antecedência e nos informando tais datas, poderemos cumprir o prazo legal para informação.
· Serviços tomados/Serviços Prestados:  até mesmo uma empresa que não mantenha folha de pagamento de empregados, nem remunere pró-labore aos sócios, deverá apresentar informações ao eSOCIAL caso tome ou preste serviços a terceiros.
IMPACTO IMEDIATO: essas informações possibilitarão ao Governo realizar cruzamentos de dados através dos entes envolvidos nessa relação  de serviços, confirmando as informações prestadas pelas duas fontes.
· Outras questões a serem observadas: tudo que for Lei e estiver previsto em CLT ou nas inúmeras Instruções Normativas e dispositivos legais válidos deverá ser devidamente observado, pois, com o eSOCIAL, não há como informar aquilo que não for praticado devidamente.
· Alguns poucos exemplos, que não esgotam as situações, são:
·  PAT atualizado (Programa de Alimentação do Trabalho); contratação de aprendizes por empresas não optantes do SIMPLES com mais de 7 empregados; contratação obrigatória de deficientes por empresas com mais de 100 empregados; quantidade de horas extras dentro do limite previsto (proibido exceder 10 horas de jornada de trabalho); dentre diversos outros temas.
IMPACTO IMEDIATO GERAL:  precisaremos o quanto antes das informações atualizadas sobre ASO, estabilidades,  atividades desempenhadas pelo trabalhador, escala de férias e outras para atualizarmos os cadastros dos empregados em nosso sistema de folha de pagamento para o cumprir as exigências no preenchimento dos cadastros iniciais do eSOCIAL a partir de JANEIRO/2014.
 

III
.       DETALHES/CRONOGRAMA:

Agenda (não oficial):

·        Lucro Real: cadastros a partir de 1º de Janeiro de 2014
·        Lucro Presumido e Simples: cadastros a partir de 1º de Abril de 2014
·        Mei e Pequeno Produtor Rural: final do 1º semestre de 2014
·        Demais empregadores: 2015 (órgãos públicos, domésticos, etc)
 
Aguardamos a publicação de Guia de Orientações ao Contribuinte e Agenda Oficial de implantação.
 
IV.      CONCLUSÃO:

eSocial não está alterando nada que já não esteja previsto na Legislação Trabalhista.

Seu impacto será em como as empresas exercem tais obrigações.

eSocial estará abrangendo várias esferas do Governo Federal e possibilitando que as informações sejam muito mais analíticas do que jamais foram até hoje.

A veracidade e o imediatismo dos eventos acompanharão tal revolução na prestação de informações.

Com isso, o relacionamento
 ALEIXO + Cliente ficará ainda mais estreito, pois necessitaremos das informações praticamente em tempo real para que possamos ser a interface entre as práticas trabalhistas de nossos clientes e os órgãos oficiais que receberão as informações referentes à sua folha de pagamento e o dia-a-dia de seus empregados.

Para tanto, estamos concluindo um processo intenso de capacitação da nossa equipe para atender a essa mais nova obrigação.

Através do eSocial comunicaremos todos os eventos e práticas trabalhistas à RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB), à PREVIDÊNCIA SOCIAL (INSS), à CAIXA ECONÔMICA FEDERAL e agora também ao MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO (MTE) e, por fim, até à JUSTIÇA DO TRABALHO.

Percebe-se que, dessa maneira, com o eSocial e seu aliado, o DCTF-Prev , o Governo terá à sua disposição os dados necessários para simplificar e dar maior celeridade às fiscalizações.

Nossa principal observação é com relação à comunicação de todos os eventos trabalhistas o mais rápido possível, e em alguns casos, como admissões e férias, até antes do evento, e mais uma vez, com relação a todos os atestados de saúde ocupacional e diversos laudos técnicos que compõem os Programas de Controle Médico do Trabalho, Programas de Riscos ambientais e toda a documentação obrigatória referente à saúde e engenharia do trabalho, prevenção  de acidentes, CIPA, Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) que deve ser elaborada por empresas especializadas e regulamentadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego, contratadas para este fim.

Quem já possui toda essa documentação deve se certificar de sua validade e renová-la conforme prazos legais.

Contudo, aqueles clientes que ainda carecem de regularização é imprescindível que o façam urgentemente a fim de ingressar no eSocial com a sua situação em ordem.

(*) Wilson Gimenez Júnior é Sócio-Diretor Executivo da Datamétodo Gestão Contábil.www.datametodo.com.br