quinta-feira, 3 de outubro de 2013

Aplicando os 5S na organização de sua casa

APLICANDO OS 5S NA ORGANIZAÇÃO DE SUA CASA

Juan Cacio Peixoto*

A organização da residência não é uma tarefa fácil, devido a correria do dia a dia, não temos tempo para parar, e fazer a organização dos armários, caixas, pacotes, arquivos, fotos, gavetas etc., a organização nos permite encontrar muito rápido tudo que precisamos.

A necessidade maior na organização é quando necessitamos de localizar uma conta já paga, para por exemplo, evitar o corte de água, luz, gás ou telefone, ai, começa a correria, procura ali, olha aqui, abre caixas, procura nas gavetas, revira toda a papelada, e ... nada de encontrar.

A agilidade na localização de documentos, facilita o cumprimento de leis que definem o prazo de guarda, porém, o hábito de guardar sem necessidade, enche gavetas, armários, pastas, arquivos e muitos outros meios de armazenar documentos, em vários casos, evita-se eliminar por medo e insegurança, SI alguém pedir?

Se você já passou por alguma dessas situações, precisa aplicar em sua residência, o programa de qualidade 5S, criado pelos administradores japoneses.


Dicas de como aplicar em sua residência:

1- Senso de utilização
Identifique tudo aquilo que não mais utiliza, faça uma análise de todos os objetos, documentos e equipamentos inservíveis, separando-os por grandes categorias: Documentos, equipamentos, peças, roupas, eletrodomésticos etc.

Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:
  • Qual a freqüência de utilização?
  • Se for documento, é cópia ou original? Preciso guardar?
  • Eletrodoméstico, está em funcionamento, quebrado?
  • Eletrodoméstico, se quebrado, vai levar para conserto? Vai doar?
  • Se for documento, conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?
  • Roupas, ainda vou utilizar? Posso doar?
  • Restos de obra, que você não vai mais utilizar?

Na eliminação, fragmente a documentação, é uma garantia, para que pessoas não autorizadas, leia informações sigilosas.

Em casa, utilize a tesoura e picote os documentos, depois, separe em sacos de lixo diferentes, coloque na lixeira em dias alternados.

Se fizer doação, procure uma entidade assistencial de sua cidade, que possui Loja de Material Usado, você estará contribuindo para fazer a diferença na vida de muitas pessoas.

2- Senso de organização
Identificar e organizar tudo, para que todos possam localizar facilmente. Utilize etiquetas para sinalizar os armários, caixas, pacotes, estantes etc.

Se for documento, utilize etiqueta o com o título do documento em pastas suspensa, caixas, estanterias e arquivos de 4 gavetas etc.

Em casa, utilize cores para identificar pastas/caixas com documentos, agiliza a busca.

Não deixe de produzir um Índice/Inventário de toda a documentação arquivada.

3- Senso de saúde, higiene e limpeza
Manter o ambiente de sua casa sempre favorável a saúde e higiene.

Mantenha as mesas sempre limpa, no final de cada tarefa em casa, guardetudo que utilizou para executá-la, para que se possa começar sem transtornos o dia seguinte.

Restos de alimentos, atrai insetos, que poderão transmitir doenças e danificar documentos, utilize um triturador para restos de alimentos.

Nos armários, deve ser limpo diariamente, para evitar acúmulo de poeiras, traças, baratas e outros animais.

Equipamentos fora de uso, deve ser vendido ou doado, o excesso de materiais inservíveis no ambiente, dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessário e cria esconderijo de animais.


4- Senso de conservação e manutenção
Faça um planejamento de suas tarefas diárias, priorize organizar, documentos, materiais e equipamentos que utiliza diariamente, mantenha-os em local de fácil acesso.

Reúna sua família, mostre a importância de manter tudo organizado, de maneira que todos se comprometam a colaborar com as mudanças implementadas.

Restos de obra, deve ser entregue em ponto de recebimento, especialmente preparado pela Prefeitura, verifique a existência deste ponto em sua cidade.


5- Senso de autodisciplina


Convencidos das vantagens dos quatro Ss, sua família passará a cumprir as regras estabelecidas, sem necessidade de cobrança.


Crie uma lista de tarefas diária, semanal, mensal e anual, isto facilitará a manutenção da rotina e tudo que deverá ser organizado.

Tem no mercado muitos aplicativos que ajudam a manter esta rotina registrada, programe o disparo de e-mail para toda a família, alertando das tarefas que deverão ser cumpridas.

Mantenha sua caixa de e-mail sempre atualizada, evitando perder tempo na busca de informações.

Não esqueça que uma boa organização, dependerá muito do cumprimento de uma rigorosa rotina de tarefas, que você deverá ser o primeiro a cumprir, para dar bons exemplos para toda a família.



*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br