Dicas 5s | SENSO DE ORGANIZAÇÃO

SENSO DE ORGANIZAÇÃO. Economizar tempo, diminuir o cansaço físico e facilitar a busca por objetivos e documentos. Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos. Saiba mais em www.acervo.com.br

DICAS DE 5s | SENSO DE PADRONIZAÇÃO E SAÚDE

SENSO DE PADRONIZAÇÃO E SAÚDE. Definir qual o padrão ideal para o ambiente de trabalho, buscando como objetivo a melhoria da qualidade de vida do trabalho. Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos. sAIBA mais em www.acervo.com.br

COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

Juan Cacio Peixoto*

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Existe, principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente ‘aqueles que dela necessitam, e a centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.

Implantação do Arquivo Central, na Fundação Parque
Tecnológico  Itaipu | FPTI em Foz do Iguaçu - PR.

Existe também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das mesmas.

Deve-se considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também, preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.

Preocupar com a organização do Arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais eficiência ‘as ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias ‘a administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.

Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.

Etapa 1- Planejamento

Na construção de um arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Etapa 2- Definição do espaço físico

Escolher o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como estrutural.

Avaliadas as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um quadro funcional que futuramente se utilizará à área.

Devido a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.

Etapa 3- Prazo de guarda de documentos

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

Etapa 4- Metodologia de organização

Carrinho de suporte para transporte de caixas
no Arquivo, utilizado no galpão da ACERVO.

A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.

Etapa 5- Digitalização de documentos

A digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.

Etapa 6- Treinamento da equipe

Não deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do Sistema de Arquivo implantado. É o Certificado de Garantia.

Para competir e vencer no mercado, é necessário que a rapidez seja um dos objetivos estratégicos das empresas.

E, nesse contexto, três aspectos precisam receber atenção especial das empresas:

• O processo produtivo;
• As informações;
• As decisões;

A otimização dos fluxos  do setor de produtivo, as informação e tomada de decisão e ainda, a interação entre eles, trará benefícios como:

• Melhor qualidade;
• Menor custo;
• Melhor prazo de entrega;

É importante ressaltar que a rapidez é fruto não somente da otimização desses fluxos ou da interação entre os mesmos, mas produto da soma desses dois fatores, ou seja:

Arquivo Corrente, organizado pela ACERVO
 na Usina Colombo, na cidade de Ariranha - SP.

Rapidez = Fluxo + Integração

Não levam vantagem as empresas que investem em novas tecnologias se esquecendo de introduzir sistemas de produção com rapidez.

As decisões devem ser obtidas a partir de informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.

Seria muito produtivo, recuperar todas estas informações, em um ARQUIVO ORGANIZADO.

*Bibliotecário e Sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

PALESTRA GRATUITA VIA INTERNET: COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

Acontecerá nesta sex-feira, dia 01 de dezembro, a partir das 10h00, a palestra gratuita "COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA", com objetivos de compartilhar informações de nossas experiências em Gestão de Documentos em empresas privadas.

Com transmissão VIA INTERNET, a palestra é aberta para todos os profissionais que se inscreverem neste link no site da palestra https://goo.gl/NzZCbY

Leia o programa completo da palestra e não deixe sua inscrição para a última hora.

OBJETIVOS

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Nesta palestra, você conhecerá as etapas de organização do Arquivo, para facilitar a busca de documentos arquivados.

FACILITADOR

Juan Cacio Peixoto

Bibliotecário e Consultor Organizacional

CARGA HORÁRIA

2 horas

PROGRAMA

1- O Arquivo é o Departamento mais importante da empresa. Ele já foi criado formalmente? Ou é apenas um local de depósito de documentos, sucatas, entulhos, árvore de Natal, bolinhas presépios etc.

2- Conscientize sua equipe, faça palestras de conscientização sobre a importância do Arquivo organizado.

3- O Planejamento é o melhor início, pense em cada etapa de organização. Chegará ao fim com rapidez.

4- Trabalhe com metodologia de organização, alfabético, numérico, por assunto, cores etc. Porém, antes, faça um bom diagnóstico em cada área, ouça os usuários.

5- Arquivo Centralizado ou Descentralizado, avalie a estrutura de sua empresa.

6- Descarte muitos documentos, elimine ao máximo, porém, antes, faça uma boa pesquisa na legislação, muitos tem prazo de guarda definido por lei.

7- Elabore um bom Manual de Procedimentos de Arquivo e treine sua equipe, garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido.

8- Convide todos os colaboradores para conhecer o trabalho, divulgue o trabalho no site de sua empresa, jornal interno, envie e-mail, ponha a boca no trombone, é a melhor forma de conscientizar e mudar a cultura da empresa.

Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.

Para conhecer toda a nossa agenda de cursos e palestras, acesse www.acervo.com.br