* Paulo Ucelli
Pense no quanto
de papel sua empresa utiliza e armazena, são contratos, notas fiscais,
processos jurídicos e documentos de diversos setores da empresa como:
administrativo, financeiro, contábil e por aí vai. Essa é a realidade que
várias empresas enfrentam atualmente.
O problema é a
perda de um documento pode causar prejuízos que vão além do simples papel. Para
solucionar essa confusão ocasionada pela alta circulação de documentos, uma
alternativa que as empresas estão buscando é a digitalização.
Segundo o sócio
da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Juan Cacio Peixoto, o processo de
digitalização é a conversão dos documentos no formato papel em formato digital.
O que traz diversas vantagens, dentre as quais:
- Guarda de menor volume de documentos
no formato em papel, aumentando a disponibilização de espaço físico;
·
Adequação
aos avanços dos serviços oferecidos por entidades públicas e privadas, que
utilizam o formato eletrônico (Nota Fiscal Eletrônica, Declaração do Imposto de
Renda, Prontuário Médico Eletrônico, dentre outros);
·
O
acesso rápido à informação e à preservação de documentos históricos, evitando o
manuseio do documento no formato papel, também contribui para a utilização da
digitalização de documentos;
·
Possibilidade
de acesso através de CD ou WEB, que é mais rápido e contribui para decisões
rápidas e aumento da produtividade;
·
Imagens nítidas e de tamanho reduzido;
·
Redução de custo e serviços de customização para
integração com outros sistemas do cliente;
·
Segurança,
portabilidade e conectividade;
·
Aumento
do espaço físico, com eliminação de documentos no formato papel.
No entanto, Juan Peixoto faz um alerta: “Ao optar por
digitalização de documentos, a utilização de software de Gestão Eletrônica de
Documentos/GED é fundamental, porque, o mesmo gerencia, indexa, controla o
acesso e permite que os documentos, sejam arquivados eletronicamente de forma
padronizada”.
Outra
grande preocupação é com os processos de digitalização que devem ser muito
cuidadosos.
*Fonte:
Revista Gestão In Foco - Ano X - Nº 44
Saiba
mais informações em www.acervo.com.br
