LEGISLAÇÃO DEFINE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS NO ARQUIVO

*Juan Cacio Peixoto

O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax,  impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. A tantas vezes prevista sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

Desta maneira, para uma melhor análise, relacionamos alguns itens documentais, da área de Recursos Humanos, com os respectivos prazos, de acordo com a legislação:

Item Documental	Prazo de Guarda
Atestado de Saúde Ocupacional	20 anos após o desligamento do trabalhador
Aviso Prévio	5 anos
Cartão de Ponto	5 anos
Comunicação de Dispensa – CD	5 anos
FGTS / Guia de Recolhimento	Permanente
Livro de Inspeção do Trabalho	Permanente
Pedido de demissão	5 anos
Recibo de entrega de vale transporte	5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho	5 anos

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

Tribunal de Justiça lança projeto para reduzir o acervo de processos

Os macrodesafios foram aprovados pelos presidentes dos tribunais brasileiros no VII Encontro Nacional do Judiciário, realizado pelo CNJ nos dias 18 e 19 de novembro.

O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) lança projeto para reduzir o acervo de processos e cumprir o macrodesafio do Poder Judiciário “Celeridade e produtividade na prestação jurisdicional”. A primeira reunião do projeto foi realizada nesta terça-feira (2).

Os macrodesafios foram aprovados pelos presidentes dos tribunais brasileiros no VII Encontro Nacional do Judiciário, realizado pelo CNJ nos dias 18 e 19 de novembro, em Belém do Pará. Na ocasião, decidiu-se que as cortes passarão a cumprir os desafios já a partir de 2015.

Participaram da reunião o presidente do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), desembargador Pedro Bitencourt Marcondes, o juiz auxiliar da 3ª Vice-Presidência Carlos Donizetti, que é gestor do projeto, juízes auxiliares da Presidência, técnicos da administração e da Corregedoria e o juiz responsável pela comarca de Tupaciguara, Eduardo Ribeiro de Oliveira, que acompanhou os trabalhos por meio de videoconferência.

Tupaciguara é uma comarca de primeira entrância (possui apenas uma vara e, portanto, apenas um juiz) que tem um acervo de aproximadamente 16 mil processos. O objetivo é reduzir esse acervo, baixando pelo menos 6 mil processos durante o próximo ano. As ações desenvolvidas ali servirão de modelo de gestão para as demais comarcas de mesmo porte. A meta é que as comarcas de entrância inicial não tenham mais que 10 mil processos em seu acervo.

Fonte: www.otempo.com.br em 04.12.2014