DICAS DO PROGRAMA DOS 8 SENSOS

DICAS IV - SENSO DE LIMPEZA Bem-estar da equipe e do pessoal, conservação dos equipamentos e acessórios, prevenção de acidentes, redução de desperdícios e principalmente boa imagem perante o cliente. Organize Mais e Melhor. ACERVO 22 ANOS.

Digitalizar documentos facilita o acesso

* Paulo Ucelli 

Pense no quanto de papel sua empresa utiliza e armazena, são contratos, notas fiscais, processos jurídicos e documentos de diversos setores da empresa como: administrativo, financeiro, contábil e por aí vai. Essa é a realidade que várias empresas enfrentam atualmente.

O problema é a perda de um documento pode causar prejuízos que vão além do simples papel. Para solucionar essa confusão ocasionada pela alta circulação de documentos, uma alternativa que as empresas estão buscando é a digitalização.

Segundo o sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Juan Cacio Peixoto, o processo de digitalização é a conversão dos documentos no formato papel em formato digital. O que traz diversas vantagens, dentre as quais:

• Guarda de menor volume de documentos no formato em papel, aumentando a disponibilização de espaço físico;

·         Adequação aos avanços dos serviços oferecidos por entidades públicas e privadas, que utilizam o formato eletrônico (Nota Fiscal Eletrônica, Declaração do Imposto de Renda, Prontuário Médico Eletrônico, dentre outros);

·         O acesso rápido à informação e à preservação de documentos históricos, evitando o manuseio do documento no formato papel, também contribui para a utilização da digitalização de documentos;

·         Possibilidade de acesso através de CD ou WEB, que é mais rápido e contribui para decisões rápidas e aumento da produtividade;

·         Imagens nítidas e de tamanho reduzido;

·         Redução de custo e serviços de customização para integração com outros sistemas do cliente;

·         Segurança, portabilidade e conectividade;

·         Aumento do espaço físico, com eliminação de documentos no formato papel.

No entanto, Juan Peixoto faz um alerta: “Ao optar por digitalização de documentos, a utilização de software de Gestão Eletrônica de Documentos/GED é fundamental, porque, o mesmo gerencia, indexa, controla o acesso e permite que os documentos, sejam arquivados eletronicamente de forma padronizada”.

Outra grande preocupação é com os processos de digitalização que devem ser muito cuidadosos.

*Fonte: Revista Gestão In Foco - Ano X - Nº 44

Saiba mais informações em www.acervo.com.br

DICAS DO PROGRAMA DOS 8 SENSOS

DICA III - SENSO DE UTILIZAÇÃO. Ganhar espaços, reaproveitar recursos, reduzir custos, facilitar e a limpeza e evitar desperdícios. Organize Mais e Melhor. ACERVO 22 ANOS.

GUARDA DE DOCUMENTOS - DICAS I

Conheça a legislação e fique atento no prazo de guarda de cada documentos, a eliminação é importante, mas, o cuidado ao descartar, evita prejuízos. Guarde o DIÁRIO GERAL, por tempo indeterminado. Organize Mais e Melhor. ACERVO 22 ANOS.