Organizar arquivos é
simples e fácil
Juan Cacio Peixoto*
A
história dos Arquivos pode ser abordada sob diferentes ângulos. O conteúdo dos
documentos e a concepção que deles se fez constituem aspectos que nos
esclarecem sobre o papel que eles desempenharam, bem como sobre o lugar que
eles ocuparam nas diferentes civilizações. Os suportes em que foi registrada a
informação administrativa apresentam também um grande interesse. Para além de
mudarem ao longos dos anos, condicionaram o seu armazenamento, a sua
conservação e a sua utilização futura e exigiram o desenvolvimento de uma
especialização apropriada. Um e outro ilustram ‘a sua maneira a história da
profissão e da disciplina.
Há dúvidas quanto a origem do termo
arquivo.
Alguns afirmam ter surgido na antiga
Grécia, com a denominação de "arche", atribuída ao Palácio dos
Magistrados.
Daí evoluiu para o
"archion", local de guarda e depósito e outros títulos.
As definições antigas acentuavam o
aspecto legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer
espécie, tendo sempre relação com os direitos das empresas e indivíduos.
Os documentos serviam apenas para
estabelecer ou reivindicar direitos.
Quando não mais atendiam a estas
exigências eram transferidos para museus e bibliotecas.
Surgiu daí a idéia de arquivo
administrativo e histórico.
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Arquivar é guardar em arquivo.
Os objetivos gerais da organização do
Arquivo são:
- Centralizar a informação;
- Evitar a duplicidade de documentos;
- Proporcionar
a economia de recursos humanos, materiais e financeiros;
- Preservar
a memória da empresa;
- Apresentar
a documentação em casos de fiscalização por parte dos orgãos da
administração pública;
- Apresentar
a documentação a Justiça do Trabalho nos casos de Ação Trabalhista;
- Guarda
dos documentos, para fazer prova junto a Previdência Social, beneficiando
o trabalhador, em casos de aposentadoria;
- Guarda
dos documentos, evitando multa desnecessária, por parte do Ministério do
Trabalho;
- O
controle de entrada e saída de documentos;
- A
análise, seleção, catalogação, classificação e indexação dos documentos
produzidos e recebidos pela empresa ou instituição;
- A
eliminação de documentos, cumprindo prazos definidos pela Tabela de
Temporalidade Documental, de acordo com a legislação vigente;
Os Arquivos só interessam aos
Departamentos na medida em que facilita a disponibilidade e organização
adequada dos documentos para guarda.
Se não houvesse a necessidade de
arquivamento de determinados documentos por longo período de tempo, não haveria
tanta preocupação com os arquivos.
Uma boa estrutura funcional depende
de dois enfoques:
·
Normas
gerais orientadoras e rotinas para orientar as áreas, sem caráter de
radicalidade, mais flexível e muito mais como subsídio.
·
Clara
e detalhada identificação dos documentos que se deve arquivar por prazos
legais.
Torna-se evidente que o arquivo tende
cada vez mais a tornar o aspecto de um instrumento de ação que permita
disciplinar o fluxo de documentos, tornando-o mais atuante conforme as
exigências da empresa.
