ANALISE ANTES DE FAZER O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
*Juan Cacio Peixoto
Para facilitar a análise e seleção de
documentos a serem arquivados no Arquivo Central, Centro de Documentação ou
envio a guarda externa, elaboramos este procedimento para facilitar o envio.
1.1- Aplique o SENSO DE UTILIZAÇÃO
Identifique documentos que não mais
utiliza, faça uma análise dos mesmos, separando-os por grandes categorias:
Contábil, Fiscal, Administrativo, Legal, Recursos Humanos, Pessoal/Particular,
Administrativo e Histórico etc.
Para definir o que realmente utilizar,
faça algumas perguntas:
- Qual
a frequência de consulta ao documento?
- É
cópia ou original? Preciso guardar?
- O
documento contém informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer
prova com documento digitalizado?
- O
documento já atendeu meu objetivo?
- Conheço
o prazo legal de guarda? Posso eliminar?
Excesso de materiais inservíveis no
ambiente de trabalho dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessário.
1.2-
Normas ISO
Se a sua área já foi certificada pela
Norma ISO, aplique os critérios de análise, seleção e descarte de documentos,
definidos na mesma, dará mais segurança na transferência dos documentos e informações
o que deve ser guardado e por quanto tempo.
1.3-
Definir qual o destino da documentação:
Utilize as orientações abaixo para
definir qual o destino da documentação:
__Arquivo
Corrente = utilização constante, prioritários os últimos 03 meses do ano
vigente e, aqueles que estão vigentes (Prontuário de Funcionário Ativo,
Contrato em andamento, documentação técnica de apoio, pendências de cobrança
etc.), poderão permanecer nos Departamentos, se houver espaço físico.
__Arquivo
Intermediário = utilização esporádica, pouca frequência de utilização,
porém, deverão permanecer na área, podendo ser transferidos para o Arquivo.
__Arquivo
Inativo = utilização quase nula, porém, devido a importância, obrigação
legal ou guarda permanente, deverão ser arquivados no Arquivo Central ou Centro
de Documentação, em condições de fácil acesso e preservação da informação.
__Arquivo
Histórico = toda a documentação, que contém fatos importantes, que poderão
contribuir para a preservação da memória institucional, deverão ser
encaminhados para o Arquivo Histórico.
1.3-
O que descartar?
É importante lembrar, que todo o
documento tem prazo de guarda, alguns obedecem a legislação contábil, fiscal,
trabalhista, previdenciária, Normas ISO etc., portanto, sugerimos que o
descarte de documentos, seja realizada com total segurança, procure eliminar
documentos que não tem mais utilização, tais como: catálogos, revistas, folder,
informativos, cartão de natal etc.
Se houver dúvida no descarte, é
preferível, guardar o documento, para uma avaliação com maior detalhe, sugerimos
a criação do Grupo de Trabalho/GT, para assessorar todas as áreas na análise,
seleção e eliminação de documentos, composta por uma equipe multidisciplinar,
que poderá analisar a documentação com maior segurança, e dará condições legais
para sua eliminação.
O Arquivo ou Centro de Documentação, é
o elo entre o passado e o presente, portanto, o arquivamento de documentos,
requer uma boa leitura, análise, seleção, classificação, indexação e catalogação
de documentos, para que não fique horas, dias ou semanas, tentando localizar um
documento, evitando o retrabalho e desgastes desnecessários.
*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de
Documentos, para saber mais, acesse nosso site www.acervo.com.br
