O DOCUMENTO EM PAPEL PERSISTE

Em plena era digital ainda existe a necessidade de armazenamento de documentos, notas fiscais, recibos e contratos de prestação de serviços em papel. A regra , detalhada em leis federais estaduais e municipais, vale tanto para pessoas físicas quanto jurídicas e a falta deles pode acarretar sérios problemas em caso de fiscalização. Para empresas de pequeno e médio porte as dificuldades aumentam em razão da falta de espaço e de pessoal especializado para a tarefa. Mesmo assim, consultores especializados na organização e gestão de arquivos alertam para a importância de se guardar documentos em papel.

 A Confirp Consultoria Contábil, empresa especializada na organização e digitalização de documentos, orienta   empreendedores de todos os ramos de atuação através de consultorias e palestras.

 Um dos palestrantes da Confirp,  Juan Cacio Peixoto, bibliotecário da Acervo – que também oferece consultoria neste campo – explica que muitas  empresas desejam digitalizar todos os seus documentos, mas esbarram nas dificuldades que poderão ter. Os  órgãos públicos  ainda não estão preparados para receber e enviar arquivos digitais.

Um dos exemplos é a Justiça do Trabalho, que ainda exige os tradicionais cartões de controle de ponto como prova física no caso de reclamações sobre horas extras não pagas. Ele lembra que apesar da Lei de Digitalização (de nº 12.682),  sancionada em julho deste ano, ainda são necessários ajustes. Inicialmente foi vetada a permissão para destruir os arquivos após a  transformação digital deles.

Prazos – Pessimista, Peixoto diz que a geração que está nascendo agora é que será beneficiada por estes avanços tecnológicos. Por isso,  recomenda que as empresas consultem os prazos determinados pela legislação e encarreguem seu departamento jurídico de verificar se ainda há processos em andamento, já que a eliminação de documentos em papel poderá  deixá-las sem provas em caso de fiscalização ou necessidade de apresentação de documentos (leia  os prazos acima). Ele opina que muitos empreendedores arcaram com custos enormes decorrentes de ações perdidas porque não foram cuidadosos ao arquivar documentos ou ainda pensam que esta prática representa um passivo para suas empresas. "Entre as dúvidas mais frequentes dos empresários que atendo está a validade dos documentos digitais que substituem os físicos (em papel)", afirma.

Valor histórico – Para Adriano Damato, sócio-diretor da unidade de São Paulo da empresa Arquivar, "estes documentos são essenciais para o funcionamento de uma empresa e devem ser considerados como parte da sua história".

 Segundo Damato, os prazos de arquivamento variam de acordo com cada legislação. As informações podem ser encontradas no Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos. Ele é encarregado de oferecer orientação normativa nos campos de gestão e proteção de arquivos e documentos.

 Os prazos para notas fiscais, recibos e documentos referentes a tributos, recibos e contratos de aluguel, contas (água, luz, telefone e gás), contratos de compra e escrituras de imóveis, fazem parte dos itens controlados por estas leis.

 Atualmente, a Arquivar é procurada por empreendimentos de todos os portes e de diversos ramos, pois a fiscalização foi intensificada nos últimos anos, principalmente por parte da Receita Federal. Os preços dos serviços variam de acordo com o seu porte.

 O comércio varejista e atacadista segue as mesmas normas e, segundo o sócio-diretor da Arquivar, os grandes grupos são os que dispõem de mais recursos e pessoal para arquivar toda a sua documentação. Já os estabelecimentos de pequeno e médio portes encontram mais dificuldades tanto do ponto de vista físico (instalações com espaço reduzido) quanto do organizacional e financeiro.

 Outro segmento que  requisita mais serviços deste tipo são as importadoras e exportadoras, pois na sua avaliação, "os documentos são verdadeiros dossiês, com uma legislação que conta com regras muito específicas".

 Damato acredita que, neste momento, apenas a Nota Fiscal eletrônica conta com um sistema já consolidado e confiável.

BIBLIOTECA NACIONAL REÚNE JORNAIS E REVISTAS ANTIGOS EM ACERVO DIGITAL

A Fundação Biblioteca Nacional criou a chamada "Hemeroteca Digital". A página reúne jornais e revistas desde o começo do século XIX em versões digitalizadas, informou o site Rede Brasil Atual. As digitalizações estão disponíveis aos usuários de forma gratuita desde o mês de julho no site do projeto.

A "Hemeroteca Digital" reúne cerca de cinco milhões de páginas de jornais, revistas, anuários e boletins que fizeram parte da história da imprensa brasileira. “A preservação e o acesso à memória documental brasileira são as missões da Biblioteca, e o jornais fazem parte importantíssima dessa memória”, afirmou Ângela Bittencourt, coordenadora da Biblioteca Nacional Digital e responsável pelo projeto.

O projeto foi realizado com a ajuda do financiamento de R$6 milhões da Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), empresa pública ligada ao Ministério da Ciência e Tecnologia. Ângela diz que, até o final deste ano, 10 milhões de páginas devem compor o acervo.

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PRIMEIRA LEI DA CIDADE COMPLETA 120 ANOS

Documento criava cargos de governo no período em que a cidade não tinha prefeito

SÃO PAULO - Nem sempre houve leis em São Paulo. Na verdade, a cidade passou 338 anos sem que existisse sequer uma lei municipal para contar história. Isso só foi mudar no dia 29 de setembro de 1892, quando foi aprovada a primeira lei pela Câmara Municipal, que havia sido recém-reformada, após a Proclamação da República. Hoje, 120 anos depois desse dia, mais de 15 mil outras leis já foram sancionadas na capital paulista - uma média de mais de 130 por ano.


O objetivo da primeira lei paulistana é criar as "intendências". Elas eram uma espécie de secretaria, importantes para organizar a cidade em uma época em que ainda não existia a figura do prefeito - o primeiro só assumiu em 1899 e, antes disso, era a própria Câmara a responsável pelo Poder Executivo. "São quatro intendências: Justiça e Polícia, que vinham do modelo colonial; Higiene e Saúde Pública; Obras Municipais; e Finanças", explica o historiador e arquivista da instituição, Guido Alvarenga.

A Câmara paulistana começou a funcionar em 1560, quando os cinco vereadores precisavam percorrer quilômetros a cavalo para encontros à luz de velas. Durante todo o período colonial, porém, não houve leis municipais. "As regras eram chamadas de posturas, nem sequer eram numeradas", explica o historiador Ubirajara de Farias Prestes Filho, que também trabalha no Legislativo. O mesmo ocorreu durante o Império - que, por ser mais centralizador, ainda obrigava todas as decisões dos vereadores a passar pelo crivo dos deputados da Assembleia Provincial.

Isso só foi mudar após a promulgação da primeira Constituição da República, em 1891. Ao conceder mais autonomia aos municípios, ela abriu espaço para que as Câmaras aprovassem as próprias leis e decidissem sobre os assuntos locais como bem entendessem. E assim foi aprovada a lei número 1, que é guardada em manuscrito no Arquivo Histórico Municipal.
Em vigor. Apesar de o modelo de organização municipal ter mudado diversas vezes, a primeira lei só foi revogada expressamente em 2005, ano em que o então prefeito José Serra (PSDB) enviou projeto à Câmara para acabar com mais de uma centena de leis antigas. Atualmente, a lei mais velha ainda sem revogação expressa é a n.º 5, também de 1892, que, entre outras coisas, proíbe que "conductores" de carros de transporte de carnes transitem na rua com roupas "sujas e repugnantes", sob pena de multa de 20 mil réis.


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ERA DIGITAL É O DESAFIO SETORIAL

Em pleno processo de consolidação, cinco anos após sua chegada, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) ainda é visto, pelo menos por boa parte daqueles que lidam com esta sistemática, como mais um imbróglio a ser resolvido exclusivamente pelo contador, quando muito, também pelos profissionais de Tecnologia da Informação (TI). A análise é do auditor e administrador de empresas pós-graduado em Informática Pericial, Edgar Madruga, especialista em Sped, Governança Tributária e Perícia Tributária Digital, coordenador e professor do MBA em Contabilidade e Direito Tributário do Instituto de Pós Graduação (Ipog).

 Segundo Madruga, distorções deste tipo são frequentes nas relações entre quem dirige uma empresa e os responsáveis por projetos de grande envergadura como este, "em que um costuma jogar no colo do outro doses excessivas de responsabilidade, em meio a pitadas igualmente generosas de indiferença e omissão", diz. Para ele, o Sped é um daqueles "problemas" que envolvem praticamente todos numa organização, mas, em essência, tem como protagonista a figura do próprio empreendedor, não apenas por ser ele o primeiro interessado no sucesso do negócio, como também pela grande responsabilidade legal advinda de sua condição. "Uma certeza me inquieta: o empresário precisa ter em mente que a responsabilidade sobre tudo que possa colocar seu negócio em risco é dele, inclusive a gestão do Sped", acentua Madruga. O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) é um projeto positivo para o País, portanto tem que ser tratado com seriedade. A sistemática acelera a transição da sociedade analógica para a digital, onde valores como o conhecimento e a ética sobressaem sobre o capitalismo industrial clássico.

 Mola propulsora

 "Produto da Era Digital ou do Conhecimento, como alguns preferem, esses novos tempos têm sido a mola propulsora de expressivos avanços na coexistência entre fisco e pessoas jurídicas, e só podem ser geridos com uma atuação conjunta envolvendo os administradores e suas equipes", esclarece o especialista. Madruga ressalta que um sinal evidente da importância deste trabalho integrado é que, sem ele, vem se tornando impossível prestar informações corretas às autoridades fiscais, uma vez que a mesma tecnologia reconhecidamente pródiga em facilitar processos impõe novas diretrizes à gestão dos negócios, sob pena de simplesmente inviabilizá-los. Dividido entre dois períodos históricos - pré e pós-Sped -, o mundo corporativo vai aos poucos se moldando a essa realidade, na qual as empresas passarão por auditorias tributárias digitais a cada Nota Fiscal eletrônica (NF-e) emitida.

 "As diferenças entre o que se fazia antes e o que se faz agora são inegáveis. Passamos de um modelo de fiscalização arcaico, generalista, baseado em poucas fontes, auditorias in loco e amostragens repletas de falhas, para um modelo marcado por modernidade, especialização e eficiência, no qual se fiscalizam em tempo real 100% das operações fiscais e contábeis", acrescenta Madruga.

 Os empresários conscientes de seu real papel nisso tudo certamente conseguirão vencer mais facilmente a fase de transição em curso. Já os que insistirem em procurar responsáveis -ou, pior ainda, culpados- para as eventuais dificuldades surgidas rumo à plena assimilação do Sped são fortes candidatos a ficar pelo caminho. E tão rápido quanto todas essas mudanças vêm acontecendo.

 Caça às bruxas

 "Por estas e por outras, os empresários devem se cercar de profissionais qualificados, comprometidos em buscar soluções para as eventuais inconsistências técnicas ou tecnológicas do Sped, ao invés de iniciar uma caça às bruxas, em busca de culpados quando as coisas neste campo não estiverem indo bem", avalia Vanessa Miranda de Mello Pereira, gerente de Tributos Diretos da ThomsonReuters - FiscoSoft. De acordo com ela, só desta maneira, sem perder tempo com jogo de empurra-empurra e prestando informações de qualidade, as empresas poderão correr menor risco tributário.

 Vanessa argumenta que o momento é de qualificar o quadro de colaboradores (interno ou autônomo), a fim de buscar a excelência das informações prestadas ao fisco municipal, estadual e federal. "Como nunca houve esse nível de compartilhamento de informações, a consequência provável é que as autuações sejam mais rápidas e eficientes", diz.

 Outro ponto de destaque do Sped é a maior chance de autuação contra contribuintes que aplicam manobras fraudulentas para reduzir a carga tributária (evasão fiscal) e praticar preços melhores. "O Sped funciona não apenas como um protetor da concorrência desleal, mas como um incentivador da maior transparência das informações prestadas, que, por consequência, ajudará a elevar as autuações e incrementar a arrecadação tributária", ressalta Vanessa.

 Desde 1999, a FiscoSoft serve de instrumento de informação e conhecimento para os públicos jurídico-tributário e contábil, mantendo seus clientes atualizados com publicações de sua equipe de especialistas. Em março de 2012, a empresa anunciou a sua compra pela Thomson Reuters, uma das líderes mundiais em fonte de informação inteligente para negócios e profissionais.

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