ANALISE ANTES DE FAZER O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

ANALISE ANTES DE FAZER O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Para facilitar a análise e seleção de documentos a serem arquivados no Arquivo Central, Centro de Documentação ou envio a guarda externa, elaboramos este procedimento para facilitar o envio.

1.1- Aplique o SENSO DE UTILIZAÇÃO

Identifique documentos que não mais utiliza, faça uma análise dos mesmos, separando-os por grandes categorias: Contábil, Fiscal, Administrativo, Legal, Recursos Humanos, Pessoal/Particular, Administrativo e Histórico etc.

Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:

• Qual a frequência de consulta ao documento?
• É cópia ou original? Preciso guardar?
• O documento contém informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer prova com documento digitalizado?
• O documento já atendeu meu objetivo?
• Conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?

Excesso de materiais inservíveis no ambiente de trabalho dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessário.

1.2- Normas ISO

Se a sua área já foi certificada pela Norma ISO, aplique os critérios de análise, seleção e descarte de documentos, definidos na mesma, dará mais segurança na transferência dos documentos e informações o que deve ser guardado e por quanto tempo.

1.3- Definir qual o destino da documentação:

Utilize as orientações abaixo para definir qual o destino da documentação:

__Arquivo Corrente = utilização constante, prioritários os últimos 03 meses do ano vigente e, aqueles que estão vigentes (Prontuário de Funcionário Ativo, Contrato em andamento, documentação técnica de apoio, pendências de cobrança etc.), poderão permanecer nos Departamentos, se houver espaço físico.

__Arquivo Intermediário = utilização esporádica, pouca frequência de utilização, porém, deverão permanecer na área, podendo ser transferidos para o Arquivo.

__Arquivo Inativo = utilização quase nula, porém, devido a importância, obrigação legal ou guarda permanente, deverão ser arquivados no Arquivo Central ou Centro de Documentação, em condições de fácil acesso e preservação da informação.

__Arquivo Histórico = toda a documentação, que contém fatos importantes, que poderão contribuir para a preservação da memória institucional, deverão ser encaminhados para o Arquivo Histórico.

1.3- O que descartar?

É importante lembrar, que todo o documento tem prazo de guarda, alguns obedecem a legislação contábil, fiscal, trabalhista, previdenciária, Normas ISO etc., portanto, sugerimos que o descarte de documentos, seja realizada com total segurança, procure eliminar documentos que não tem mais utilização, tais como: catálogos, revistas, folder, informativos, cartão de natal etc.

Se houver dúvida no descarte, é preferível, guardar o documento, para uma avaliação com maior detalhe, sugerimos a criação do Grupo de Trabalho/GT, para assessorar todas as áreas na análise, seleção e eliminação de documentos, composta por uma equipe multidisciplinar, que poderá analisar a documentação com maior segurança, e dará condições legais para sua eliminação.

O Arquivo ou Centro de Documentação, é o elo entre o passado e o presente, portanto, o arquivamento de documentos, requer uma boa leitura, análise, seleção, classificação, indexação e catalogação de documentos, para que não fique horas, dias ou semanas, tentando localizar um documento, evitando o retrabalho e desgastes desnecessários.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse nosso site www.acervo.com.br

OS IDIOMAS DO MUNDO NO SEU BOLSO (E SEM INTERNET)

Você já esteve em um país estrangeiro pensando que adoraria saber como dizer "estou perdido!" ou "sou alérgico a amendoim"? A internet e serviços como o Google Tradutor ajudam - mas e se você não tiver uma conexão?

Hoje estamos lançando pacotes off-line de idiomas no Google Tradutor para Android (2.3 e superior) com suporte a 50 idiomas, incluindo Francês, Espanhol, Chinês e Árabe.

Ao selecionar [Idiomas off-line] no menu do aplicativo, você verá todos os pacotes de idioma disponíveis para download. Para habilitar a tradução off-line entre dois idiomas, basta selecioná-los no menu de idiomas off-line. Uma vez que os pacotes forem baixados, está pronto para usar.

Ainda que os formatos off-line sejam menos abrangentes do que seus correspondentes on-line, eles são perfeitos para traduzir em um piscar de olhos quando você estiver no exterior com sinal ruim ou sem acesso a dados no celular

Saia por aí e explore outro idioma ou outra cultura, sem ter que se preocupar com o acesso à Internet.

Fonte da Postagem.

CONFIRA O CATÁLOGO 'LIVROS RAROS DE BIBLIOTECONOMIA: A MEMÓRIA CIENTÍFICA DA BIBLIOTECA NACIONAL BRASILEIRA'

Este catálogo é a versão definitiva das obras da exposição “Livros Raros de Biblioteconomia: a memória científica da Biblioteca Nacional brasileira”, oferecida pela Divisão de Obras Raras da FBN em 2011, em comemoração aos 100 anos da primeira escola de Biblioteconomia do Brasil. A graduação da UNIRIO é oriunda dos Cursos da Biblioteca Nacional e completou 100 anos no dia 11 de julho de 2011.

Foram selecionadas 25 obras em 26 itens sobre organização e administração, bibliografia, catalogação, classificação, preservação, história do livro e das bibliotecas e história da fundação do Curso de Biblioteconomia. Revela a nobreza do trabalho do Bibliotecário e desvela a formação múltipla, necessária para a aparentemente simples atividade de cuidar, salvar e difundir os registros do conhecimento.



Clique aqui para ver o cátalogo.

Fonte da postagem.

DICAS PARA EVITAR ROUBOS DE DADOS NAS EMPRESAS

O roubo de dados corporativos pode custar milhões de reais de prejuízos para as empresas. Uma pesquisa mundial de uma empresa de segurança eletrônica mostra que esse problema é ainda mais sério no Brasil: metade dos funcionários de empresas brasileiras (62%) que deixaram ou perderam seus empregos nos últimos 12 meses mantêm dados corporativos confidenciais.

Além disso, 56% no Brasil planejam usá-los em seus novos empregos. O número é maior que o resultado global, de 40%. Os resultados mostram que as atitudes cotidianas e crenças dos funcionários sobre o roubo de PI (Propriedade Intelectual) estão em desacordo com a maioria das políticas nas empresas.

Segundo a Pesquisa Global da Symantec, os funcionários não só acham que é aceitável levar e usar a PI quando deixam uma empresa, mas também acreditam que as organizações não se importam. As organizações falham em criar um ambiente e uma cultura que promovam a responsabilidade dos funcionários em relação à proteção da Propriedade Intelectual.

"As empresas não podem concentrar suas defesas unicamente em invasores externos e funcionários mal intencionados que planejam vender PI.

O funcionário que leva dados corporativos confidenciais sem segundas intenções, porque não entende que é errado, também pode ser muito prejudicial para uma organização. A orientação isolada não vai resolver o problema de roubo de PI. As empresas precisam de tecnologias de prevenção contra perda de dados para monitorar o uso da PI e alertar sobre os comportamentos que colocam dados corporativos confidenciais em risco. O momento de proteger sua PI deve vir antes que ela saia pela porta", afirma Vladimir Amarante, Gerente de Engenharia de Sistemas e Especialista em Segurança da Symantec.

Veja abaixo sete dicas do especialista para evitar o roubo de dados:

1 - Cuidar melhor da PI porque muitos funcionários levam ela para fora da empresa e nunca a apagam

Enquanto 62 dois por cento dos entrevistados globalmente dizem que é aceitável transferir documentos de trabalho para dispositivos pessoais - computadores, tablets, smartphones ou aplicativos de compartilhamento on-line de arquivos - 76 por cento dos executivos brasileiros que pensam da mesma maneira. E apenas seis por cento destes apagam os dados transferidos porque não veem nenhum mal em mantê-los

2 - Orientar melhor funcionários
A maioria dos funcionários não acredita que seja errado usar dados sobre competitividade de um empregador prévio. Quarenta e quatro por cento dos entrevistados brasileiros (56 por cento no resultado global) não acreditam que seja crime usar informações de sigilo comercial de um concorrente. Essa crença equivocada coloca seus empregadores atuais em risco por serem receptadores involuntários de PI roubada

3 - A posse da PI é da empresa, mas isso não é esclarecido

Os funcionários atribuem a posse da PI à pessoa que a criou. Quarenta e quatro por cento dos entrevistados no mundo (61 por cento, no caso brasileiro) acreditam que um desenvolvedor de software que cria código-fonte para uma companhia tem alguma propriedade sobre seu trabalho e invenções; enquanto isso, 42 por cento dos entrevistados (55 por cento entre os brasileiros) não acreditam ser crime reutilizar o código-fonte de sua autoria sem autorização em projetos de outras empresas;

4 - As organizações falham em criar uma cultura de segurança

Apenas 23 por cento dos entrevistados no Brasil dizem que seus gerentes veem a proteção dos dados como uma prioridade para os negócios. No cenário global esse número é de 38 por cento. Outros 51 por cento no globo acham que é aceitável levar dados corporativos porque suas empresas não cumprem rigorosamente suas políticas

5 - Conscientize os funcionários

As organizações precisam informar seus funcionários de que se apropriar de informações confidenciais é errado. A conscientização sobre o roubo de PI deve ser parte integrante do treinamento de segurança

6 - Use Acordos de Confidencialidade
Em quase metade dos casos de roubo de informação corporativa, a organização tinha acordos de PI com o funcionário, o que indica que apenas a existência de uma política, sem aplicação rigorosa e a compreensão do funcionário, é ineficaz.

É necessário utilizar uma linguagem mais forte e específica em acordos de trabalho e se certificar de que as entrevistas de demissão incluam conversas sobre a contínua responsabilidade dos funcionários em proteger as informações confidenciais e devolver todas as informações e elementos de propriedade da empresa (quando estiverem armazenadas).

Os funcionários devem estar cientes sobre as violações de políticas e que o roubo de informações da empresa terá consequências negativas para eles e para seu futuro empregador

7 - Implemente tecnologias de monitoramento

Adote uma política de proteção de dados que monitore o acesso e o uso inadequados de PI e notifique automaticamente os funcionários sobre violações. Essas medidas vão aumentar a conscientização sobre segurança e impedir roubos.

Os resultados da pesquisa se baseiam nas respostas de 3.317 indivíduos em seis países, incluindo Estados Unidos, Reino Unido, França, Brasil, China e Coreia.

Fonte da Postagem