sábado, 19 de agosto de 2017

ESTUDO DE CASO: ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO E DOCUMENTOS DE RECURSOS HUMANOS

*Fábio Ferreira Peixoto


Atualmente, organizar a documentação de Recursos Humanos e todas as áreas ligadas ao mesmo, como Medicina do Trabalho, Departamento Pessoal, Treinamento, Benefícios, Segurança do Trabalho etc., planejamos ações que permitam facilitar a busca de documentos para atender aos direitos trabalhistas, movimentos sindicais e a proteção social do trabalhador.

Desta forma para garantir os direitos e deveres dos trabalhadores é necessário fazer o registro de todas as atividades em documentos de arquivo, principalmente, aos documentos do Departamento Pessoal tais como: Cartão de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Aviso e Recibo de Férias, Folha de Pagamento, RPA - Recibo de Pagamento a Autônomo, impostos e declarações acessórias.
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) 

é o documento que registra a vida profissional 
dos brasileiros.


Para que essa documentação fique bem guardada, é necessário adotar metodologias de organização de arquivos e documentos para cada tipo de documento, visando atender a diversas demandas de localização e recuperação da informação a qualquer momento.

Em um de nossos Projetos de Organização de Arquivos da área de Recursos Humanos, desenvolvidos pela Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão Documental, no mercado desde 1993, nosso cliente estava com a documentação totalmente desorganizada. Por tratar-se de uma empresa do ramo de prestação de serviços da área de limpeza, portaria, segurança patrimonial e administração predial, a documentação dos colaboradores eram reunidas por postos de trabalho.

Acompanhe o exemplo a seguir e veja como aplicamos nossa metodologia, que tem facilitado muito o trabalho do CLIENTE: todos os Cartões de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Guia de FGTS, Guia de GPS e Folha de Pagamento, eram reunidos por postos de trabalho a fim de montar um dossiê de faturamento do local de trabalho. Finalizado a juntada de todos os documentos, o departamento de faturamento, fazia a emissão da Nota Fiscal de Serviços Prestados e boleto bancário, e todo lote, era enviado ao cliente para proceder o pagamento, após a liquidação da fatura, a documentação era mantida por postos de trabalho.

A dificuldade em localizar documentos na área de RH, era enorme, o caos perfeito para a fiscalização e multas desnecessárias, a documentação dos colaboradores estavam todas dispersas em várias caixas de arquivo. Em levantamento do volume, diagnosticado no CLIENTE, detectamos o total do acervo a ser organizado: 250 caixas de arquivo pequena e 06 arquivos de 04 gavetas, estavam arquivados 800 (oitocentos) prontuários de colaboradores inativos e 410 (quatrocentos e dez) ativos. Nestas condições de arquivo, o cliente demandava horas e mais horas de trabalho para localizar os documentos para ação trabalhista, aposentadoria, atendimento 'a fiscalização e pequenas informações para colaboradores ativos.

Após fazer a triagem, conferência e formação do prontuário do colaborador, o volume final é de 2.300 (dois mil e trezentos) prontuários inativos e 450 colaboradores ativos. Os demais documentos foram organizados por Tipo de Documental, em um trabalho conjunto com a Diretoria de Recursos Humanos, para a definição de metodologia de organização, para exemplificar mais e mostrar a necessidade urgente de organização, o  cliente, é um Grupo Empresarial, com 05 empresas e a documentação foi desmembrada respeitando a ordem original por documento e sua proveniência.

Atualmente a documentação é localizada em 2 minutos por prontuário ou documento. A recuperação dos documentos é feita através do Índice/Inventário do Arquivo por nome de colaborador ou por tipo de documentos, em caixas de arquivo pequena e Pasta Suspensa. O cliente não perde mais tempo e nem fica preocupado em não localizar a documentação. Sem contar na ajuda social prestadas aos trabalhadores que cumpriram o tempo de serviço para aposentadoria e precisam provar ao INSS, o tempo de contribuição, através da Ficha de Registro de Colaboradores e as Guias de GPS.
A Ficha de Registro de Empregado, deve ser guardada
por prazo PERMANENTE, sendo um dos
principais provas para apresentar no momento
da contagem do tempo de serviços.

Atualmente prestamos os serviços de manutenção de arquivos, que consiste em fazer o arquivamento de quaisquer documentos nas pastas dos colaboradores e qualquer documentação de RH, mantendo a metodologia aplicada e garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido. O importante agora, é trabalhar com a conscientização da importância do arquivo organizado, juntamente, com a equipe de colaboradores do cliente, mostrando que o trabalho realizado uma única vez, ou seja, organizando no Arquivo Ativo/Setorial, é a melhor forma de não acumular problemas para o futuro e não procrastinar (deixar para depois) o trabalho de arquivamento de documentos, faz parte da rotina do dia a dia.



*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse




domingo, 30 de julho de 2017

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS: por onde começar?


*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente temos percebido que muitas empresas necessitam de organização de arquivos, porém esse tipo de trabalho envolve diversas técnicas da Gestão de Documentos e Arquivos como: Identificação Documental, Classificação, Avaliação (Tabela deTemporalidade Documental), conferência, ordenação de documentos (separar a documentação em ordem numérica, cronológica, alfabética e ou alfa-numérica), elaboração de Índice de Arquivo, colagem de etiquetas em caixas e documentos.

Todas essas etapas são morosas e detalhadas, muitos ainda acreditam que é um trabalho simples e rápido, porém, muitos começam, mas, não chegam ao final do trabalho, por falta de conhecimentos técnicos e na maioria das vezes, não dedicam 8 horas/dia para desenvolvimento do trabalho.
Empresas não valorizam a informação, 
porém, os prejuízos aparecem com o passar 
do tempo, deixando uma lacuna financeira 
em seu Balanço.

Na realidade as empresas querem, apenas uma “Ordenação” de caixas pela etiqueta frente de caixa, que contém o conteúdo das mesmas. Esse tipo de trabalho apresenta ótimos resultados imediatos, quando a documentação já encontra-se organizada.

Em outras experiências notamos que esse tipo de situação é emergencial e colocamos nosso Plano de Trabalho, como primeira etapa para realizar a ordenação das caixas organizando as mesmas pelas etiquetas frente de caixa, que contém a tipologia documental.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, tem atendido empresas de todos os segmentos e portes, no trabalho de Gestão de Documentos e Arquivos, com procura constante para a elaboração do Inventário do Acervo, um ferramenta que agiliza a busca de documentos arquivos, em alguns minutos, conheça mais nossos serviços, visitando nosso site em www.acervo.com.br

A imagem 1 acima não demonstra completamente a realidade deste Arquivo. O ambiente armazenava aproximadamente 10.000 (dez mil) caixas, compostas por 20 empresas e 10 departamentos. O período da documentação compreendia os últimos 12 anos de existência do grupo empresarial.

No Plano de Ação devemos buscar as seguintes respostas:
1- O que fazer com essa quantidade de caixas?
2-  Qual será o começo, meio e como dar continuidade?
3-  Quais são os tipos de materiais necessários para reestruturação deste arquivo?
4- Qual será o tamanho da equié envolvida para  realização do trabalho?
5- Qual será o prazo de execução?

São questões que nos deparamos no dia a dia de trabalho. Este projeto foi desenvolvido em 60 dias com equipe adequada e treinada. Algumas situações adversas foram encontradas no meio do caminho. Tarefas como: remoção de caixas para que a equipe de faxina pudesse fazer a higienização do espaço; Elaboração de projeto para montagem de estantes de aço; montagem de estantes; posicionamento das caixas nas estantes; colagem de novas etiquetas, digitação do conteúdo das caixas para elaboração do Inventário do Acervo.

Planejar cada etapa, é importante para melhor
administrar  a equipe de trabalho.
É claro que fazendo apenas o processo de Ordenação de Caixas e Inventário do Acervo não resolverá 100% do problema de recuperação da informação, porém os frutos estão sendo colhidos. Todos os documentos solicitados foram localizados, inclusive para ação judicial.  A média de tempo para recuperação dos documentos é de 5 minutos por documento. Qual é a explicação para este sucesso? Os documentos da atividade principal da empresa, foram bem identificados, indexados, organizados e descritos claramente pelo departamento produtor e explicitado na etiqueta frente de caixa, onde realizamos o cadastro dessas informações no Inventário do Acervo.

Um detalhe importante neste processo de cadastro foi a padronização dos diversos apelidos dado aos documentos pelos seus produtores. Exemplo: Entrada, NFE, Nota Fiscal de Entrada, Nota Fiscal de Fornecedor, Nota Fiscal de Compra. E todos esses termos foram padronizados para Nota Fiscal de Entrada. Sendo assim o trabalho do profissional Arquivista,  experiente é de fundamental importância para que o resultado seja atingido.

Meus amigos me perguntam, se realmente escolhi a profissão correta? Ao mesmo tempo afirmam que o profissional Arquivista não é dinâmico, pois as característica da minha profissão são estritas a um ambiente fechado, silencioso, sem equipamentos de informática, pouco dinâmico e por fim colocar a papelada em ordem e realizar arquivamento ininterruptamente!

Esse paradigma do profissional Arquivista não será quebrado com facilidade, porém, em todos os clientes por onde passamos me coloco a disposição para realizar qualquer atividade relacionada a Gestão de Documentos e Arquivos seja um projeto completo de Implantação do Centro de Documentação – CEDOC ou uma simples ordenação de caixas.

Através disso, organização e leitura dos documentos, é que me torno um profissional cada dia mais capacitado e experiente com empresas de todos os segmentos e portes.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse


CURSO GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS NA UNIVASF EM PETROLINA/PE

A ACERVO através do seu instrutor Juan Cacio Peixoto, ministrou o curso Gestão de Documentos Públicos, para 25 servidores da Universidade Federal do Vale do São Francisco - UNIVASF, no período de 26 a 29 de julho, com carga horária de 24 horas na cidade de Petrolina/PE.

ACERVO capacitou servidores da UNIVASF com
o curso Gestão de Documentos Públicos.
Primeira Universidade Federal a ter sua sede implantada no interior do Nordeste, a Univasf surgiu com a missão de levar o ensino público superior de qualidade ao Semiárido, numa proposta ousada de estar presente, desde a sua origem, em três dos nove estados da Região Nordeste. Assim, foi criada pelo presidente Fernando Henrique Cardoso, em 2002, por meio da Lei N° 10.473, de 27 de junho de 2002, a Fundação Universidade Federal do Vale do São Francisco (Univasf), com sede na cidade de Petrolina, em Pernambuco. 

O curso teve como objetivos capacitar servidores de todos os Departamentos, na aplicação da Gestão de Documentos Públicos.

Ativa participação dos servidores nos trabalhos
 práticos  desenvolvidos em grupo.
Orientar a construção de plano de classificação e tabela de temporalidade fundamentada por uma metodologia de trabalho de simples compreensão e de fácil aplicação, para fortalecer as ações de gestão de documentos digitais e físicos e reduzir as massas documentais, privilegiando guardar apenas aqueles de valor para a instituição.

O curso foi baseado nas modernas técnicas arquivísticas, para a organização do Arquivo, com critérios de organização através de Normas Técnicas, que possibilitarão aplicação imediata na UNIVASF.

Cumprindo seu papel de disseminar as informações e trocas de experiências, a ACERVO contribuiu mais uma vez para a capacitação de servidores públicos, onde a necessidade de trabalhar com mais organização e produtividade é uma meta a ser atingida após a implantação da Gestão de Documentos e Arquivos, com a padronização do método de trabalho.

Vale destacar o grande interesse no assunto demonstrado pela turma e a ativa participação nos trabalhos práticos desenvolvidos durante a capacitação.


Atender a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico, dando ênfase ao Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental, que define prazos de guarda para o acervo acadêmico.

Sua empresa também poderá contratar este treinamento, mais informações através do fone 11 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356 ou comercial@acervo.com.br






segunda-feira, 3 de julho de 2017

LEGISLAÇÃO DEFINE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS NO ARQUIVO

*Juan Cacio Peixoto

O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax,  impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. A tantas vezes prevista sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

Desta maneira, para uma melhor análise, relacionamos alguns itens documentais, da área de Recursos Humanos, com os respectivos prazos, de acordo com a legislação:

Item Documental
Prazo de Guarda
Atestado de Saúde Ocupacional
20 anos após o desligamento do trabalhador
Aviso Prévio
5 anos
Cartão de Ponto
5 anos
Comunicação de Dispensa – CD
5 anos
FGTS / Guia de Recolhimento
Permanente
Livro de Inspeção do Trabalho
Permanente
Pedido de demissão
5 anos
Recibo de entrega de vale transporte
5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
5 anos

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br