sábado, 28 de dezembro de 2013

O QUE É CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | CEDOC?

                                                                                     *Juan Cacio Peixoto 
  
As definições para Bibliotecas Especializadas e Centros de Documentação são muito semelhantes.

Ambos são considerados como unidades pertencentes a instituições governamentais, particulares ou associações formalmente organizadas com o objetivo de fornecer ao usuário a informação relevante de que ele necessita, em um campo específico de assunto.

Shera define a Biblioteconomia como o “conjunto de organismos, operações técnicas e princípios que dão aos documentos gráficos a máxima utilidade possível, e a utilidade social em benefício da humanidade”.

Teria então por objetivo acelerar a circulação das informações registradas em torno de um ou vários grupos de especialistas.

E. L. Brandy define Centro de Análise de Informação “uma unidade organizacional formalmente estruturada com o objetivo de adquirir, selecionar, armazenar, avaliar, analisar e sintetizar um corpo de informações, dentro de uma área bem definida e apresentar novas informações abalizadas, oportunas e úteis ‘a sociedade a qual se dirige”.

Para nós, Centro de Documentação e á “área organizacional estruturada, com o objetivo de selecionar, avaliar, armazenar, organizar e recuperar a informação”.

É importante ressaltar que a terminologia Centro de Documentação / CEDOC, vai ter conotação diferenciada dependendo do contexto na qual estiver inserida, ou seja, num escritório de advocacia, o CEDOC certamente existirá, mas sua documentação não será em sua maioria composta de documentação administrativa, mas sim, de processos em andamento, também conhecido como contencioso.

CEDOC implantado pela ACERVO.
O mesmo acontecerá em um consultório ou clinica médica, cujo CEDOC será composto por prontuário de pacientes.

Enfim, é prudente que ao ser mencionado o termo Centro de Documentação / CEDOC, que ele venha acompanhando de sua especialidade.

Objetivos do Centro de Documentação / CEDOC

Os objetivos do CEDOC devem estar expressos como sub-passos necessários para que a missão seja cumprida.

Principais Objetivos:

  • Centralização e processamento técnico da documentação administrativa, técnica, bibliográfica etc.;
  • Racionalização dos custos de processamento e manutenção do sistema de informação e documentação;
  • Preservação da memória da empresa;
  • Conscientização da empresa em relação ao uso e produção de informações;
  • Análise crítica de informações bibliográficas com a finalidade de transforma-las em gerenciais;

A implantação do Centro de Documentação, requer um DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL  | DSA, da empresa, envolvendo todas as áreas, para analisar a viabilidade de sua implantação e a real situação da documentação a ser organizada.

O DSA, deve ser acompanhado por profissionais com experiência em Arquivologia, Biblioteconomia e Documentação, uma equipe multidisciplinar envolvida, garantirá o sucesso do Projeto.


                    *Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

Cursos da ACERVO em Janeiro com 50% de desconto

A ACERVO estará concedendo 50% de desconto para os cursos de Organização do Arquivo em Escritório de Contabilidade, a realizar-se no dia 18 de Janeiro, o curso tem por objetivos capacitar profissionais da área Contábil para a organização do arquivo de CLIENTES.

Veja informações completas do curso:

OBJETIVOS
Estruturar o Arquivo é um passo importante na empresa contábil. A documentação "é matéria-prima" do contador, portanto, precisa ser organizada, com critérios que facilitem sua fácil localização.

Neste curso, os participantes receberão informações para estruturar o Arquivo, desde a estrutura física até o momento de devolver a documentação para o cliente.



INDICADO
Exclusivamente para funcionários de empresa contábil, incluindo, principalmente, os Sócios e Diretores.

INSTRUTOR
Juan Cacio Peixoto 
Bibliotecário pela Universidade Federal do Espírito Santo com Especialização em Organização de Arquivos / USP. 
Experiência em Arquivologia, Biblioteconomia e Documentação. 

Tem desenvolvido importantes projetos nessas áreas para empresas de diferentes portes, na organização de Arquivo Técnico e Administrativo. 

Menos papel facilitará Escrituração Contábil Digital - ECD

Receita Federal facilita prestação de contas para empresas

De acordo com a medida, a ECD deverá ser transmitida pelas pessoas jurídicas envolvidas na operação, ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped)
Manaus - A prestação de contas das empresas com receita Federal poderá ser executada com mais agilidade por meio da Escrituração Contábil Digital (ECD), mecanismo que permite a substituição da escrituração em papel pela inserção digital contábil.
De acordo com a medida, a ECD deverá ser transmitida pelas pessoas jurídicas envolvidas na operação, ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). A operação será considerada válida com a confirmação de recebimento do arquivo contábil, após a autenticação pelos órgãos de registro.
Segundo a instrução normativa, a ECD compreenderá a versão digital dos livros diário, razão, balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Os livros, de acordo com a instrução normativa, deverão ser assinados com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). A ICP-Brasil é iniciativa pública ou privada que tem como objetivo manter credibilidade e confiança em transações que envolvam certificados digitais.
A adoção da ECD valerá a partir de 1º de janeiro de 2014, abrangendo - entre outras pessoas jurídicas - as que estão sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real.
A Receita publicou no Diário Oficial da União outra instrução normativa que trata de temas contábeis. De acordo com o texto, a partir de 2014, todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, deverão apresentar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) de forma centralizada pela matriz.
Fonte: http://www.d24am.com

sexta-feira, 20 de dezembro de 2013

Cartórios de SP serão pioneiros em emitir certidões digitais

6/12/2013 às 08h42 (Atualizado em 16/12/2013 às 08h51)

Preço será o mesmo do documento impresso: R$ 23,15; para averbação, soma-se mais R$ 11,60

    Certidões de casamento, nascimento e óbito poderão ser emitidas digitalmenteNilton Fukuda/28.06.2011/Estadão Conteúdo
    A partir de quarta-feira (18), todos os 838 cartórios de registro civil do Estado vão passar a emitir certidões digitais de nascimento, casamento e óbito. São Paulo será o primeiro Estado do País a fornecer a segunda via desses documentos nesse formato, assinados digitalmente.
    Os pedidos poderão ser feitos pela internet, por meio do site www.registrocivil.org.br. O documento será assinado digitalmente pelo oficial do cartório, enviado por e-mail ao requerente e o arquivo deverá ser salvo no computador. As certidões digitais terão o mesmo preço das impressas: R$ 23,15. Se for necessário fazer uma averbação, soma-se mais R$ 11,60.
    A autenticidade da assinatura poderá ser verificada imediatamente quando a pessoa clicar na certidão, pois o próprio sistema validará a assinatura digital do oficial do cartório que assinou o documento. Ao ser impresso, no entanto, o documento passará a ser considerado cópia simples e não mais original.
    Segundo Luís Carlos Vendramin Júnior, vice-presidente da Arpen-SP (Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo), essas certidões valerão para órgãos públicos e privados, como bancos, escolas, Receita Federal e judiciário, entre outros.
    De acordo com ele, essa etapa de emissão das certidões digitais faz parte de um processo maior da criação dos serviços eletrônicos compartilhados, que começou há mais de um ano no Estado.
    — É um processo difícil, trabalhoso, exige investimento em tecnologia, mas não é impossível.
    Luiz Fernando Martins Castro, presidente da Comissão de Informática Jurídica da OAB-SP (Ordem dos Advogados do Brasil em São Paulo), diz que a emissão de documentos assinados digitalmente é uma tendência no País. Ele admite, no entanto, que ainda há resistência.
    — A tecnologia já está incorporada desde 2002. Em São Paulo, por exemplo, todos os processos novos das varas centrais precisam ser digitalizados. Não aceitam mais nada em papel (nesse caso, o documento é escaneado e o advogado assina digitalmente, comprovando a autenticidade). Mesmo assim, há casos em que o juiz manda o advogado ir assinar pessoalmente.
    Vendramin reconhece a dificuldade, mas diz que esse é o começo.
    — Muitos lugares não estão preparados para receber um documento eletronicamente. Estamos num período de transição do meio físico para o digital.
    Fonte: www.r7.com.br