Blog da Acervo - Organização e Guarda de Documentos

Quando o excesso de informação faz mal ao escritório

Lucy Kellaway
27/11/2009

A administração tradicional morreu. A internet matou o sistema de comandar e controlar. Agora que todo mundo pode analisar e ridicularizar qualquer movimento do presidente da empresa quase antes dele ter se mexido, ficou impossível dar ordens para as pessoas.

Esse ponto de vista é levado adiante por Carol Bartz, a nova presidente da Yahoo, na edição especial “O Mundo World em 2010″ da revista “The Economist”. Ele soa plausível e por um segundo fui levada a pensar que talvez o “Niagara de informação” realmente mudou a administração para sempre. Mas então, eu olhei à minha volta. Vi muitas pessoas em suas mesas fazendo tranquilamente o que elas são pagas para fazer: trabalhar.

O comandar e controlar não morreu e nunca morrerá. Chefes ainda são chefes. Se o meu me pedir para fazer alguma coisa, vou levantar o traseiro e fazer. Se os funcionários de Bartz não cumprem uma ordem dela, há um problema- e isso não tem nada a ver com a internet.

Ela está certa ao dizer que o volume de informações disponíveis muda a maneira como as companhias são administradas e a forma como nos comunicamos uns com os outros. Mas parece que a única linha de comunicação que não mudou é a que existe entre os chefes e seus subordinados. Todas as outras foram distorcidas e abafadas pela quantidade enorme de informações que há por aí.

Nas duas últimas semanas, me deparei com duas maneiras como as companhias estão gerenciando isso - e ambas são bem preocupantes.

A primeira veio de uma amiga que trabalha no setor de comunicação para uma grande empresa. Ela percebeu que os funcionários não estão respondendo ao excesso de informações digerindo grande parte delas, e sim parando de digerir qualquer coisa. Ela me disse que em sua companhia a palavra escrita perdeu quase todo o seu poder. Ninguém lê mais e-mails- com exceção daqueles que são enviados pelo chefe. As mensagens vindas de qualquer outra pessoa são deletadas sem serem lidas ou são olhadas de relance e depois ignoradas. As mensagens colocadas no Twitter têm um impacto um pouco maior, mas 140 caracteres parecem ser muita coisa para algumas pessoas e a grande quantidade de mensagens significa que muitas erram o alvo.

A resposta dessa amiga é deixar de lado a palavra escrita e em vez disso transmitir mensagens simples em vídeos curtos. Ao assistir esses fragmentos, me deu vontade de rir. Eis aí uma mulher formada pela Universidade de Cambridge falando como se fosse uma apresentadora de programa de TV infantil com um sorriso amalucado no rosto. A câmera a mostra passando uma mensagem simples e alto astral, antes de mudar para um homem que escreveu a mesma mensagem- “Mantenha as coisas simples” - em um quadro de apresentações com um pincel piloto.

Não será isso uma coisa um pouco arrogante?, perguntei. É bem possível, respondeu ela. Mas como as pessoas parecem estar prestando atenção, ela não liga.

Outras empresas decidiram lidar com a quantidade enorme de informações desistindo de qualquer tentativa de gerenciá-las, sob a alegação de que isso custa muito caro. Desde que a recessão começou, muitas fecharam suas bibliotecas e voltaram a tesoura para as divisões de gerenciamento de conhecimentos, estabelecidas com muito orgulho e otimismo uma década atrás. Em uma grande consultoria, todas as pessoas que costumavam classificar informações em blocos, que depois poderiam ser usados, foram demitidas. Os consultores foram informados que teriam que “cuidar sozinhos de suas necessidades de conhecimento.”

É quase certo que isso é um erro. Cuidar de suas próprias necessidades de informação é uma coisa em que a maioria de nós é bem ruim. É por isso, aponta Bartz, precisamos de líderes empresariais que não só nos dirão o que fazer, como também nos ajudarão a saber o que pensar.

Bartz afirma que, para se fazer isso com sucesso, os líderes precisam adquirir duas habilidades. Primeiro, eles precisam prestar mais atenção nas coisas do que antes. Não estou certa sobre o significado disso. O problema com a era da informação é há muitas pessoas se comunicando simultaneamente. Os líderes certamente não precisam prestar mais atenção, e sim ignorar mais as coisas. Mais do que nunca, o bom líder certamente precisa aprender como se tornar um surdo seletivo.

A segunda habilidade é encontrar uma maneira de lidar com as muitas coisas bestiais que são escritas sobre eles na internet. Seria bom se pudéssemos esperar que os líderes respondam no futuro de maneira madura à essa onda de críticas públicas, mas não vou esperar por isso. Como não posso encontrar essa tendência em mim mesma, sou pessimista quanto a encontrá-la em outras pessoas. Há muitas coisas terríveis escritas sobre mim na internet e embora eu ouse dizer que deveria procurá-las, lê-las e aprender com elas, não vou fazer isso. Vou tapar os ouvidos e seguir em frente.

Lucy Kellaway é colunista do “Financial Times”. Sua coluna é publicada quinzenalmente na editoria de Carreiras.

Fonte: Valor Econômico

A ACERVO ampliando sua parceria em desenvolvimento de cursos, firmou parceria com o Sindicato dos Contabilistas / SESCON/MG para realização no dia 11 de Dezembro o curso Organização do Arquivo Contábil e Fiscal na cidade de Belo Horizonte.

De grande importância para a classe contábil, o documento é a principal matéria prima no trabalho do Contabilista, a ACERVO proporcionará 8 horas de muita informação para que o Arquivo de Clientes, sejam organizados com metodologia simples e de fácil acesso, dentro dos princípios da Arquivologia e Documentação.

Todos os associados e filiados ao SESCON terão desconto de 30% no valor da inscrição, as mesmas serão através de nosso site www.acervo.com.br ou Central de Atendimento 11-2821-6100.

Não deixe para a última hora, antecipe sua inscrição e garanta sua vaga.

Terça, 24 de novembro de 2009, 19h21

Reino Unido: robô subsituirá humanos na Biblioteca Nacional
A Biblioteca Nacional do Reino Unido irá remanejar parte de seu acervo em um novo prédio, onde a responsabilidade pelo armazenamento e coleta de sete milhões de itens passará de um bibliotecário a uma grua robótica.

O centro climatizado de 30 milhões de libras na cidade de Boston Spa, no norte da Inglaterra, irá abrigar o equivalente a 262 quilômetros de estantes, em um tipo de armazenamento de alta densidade que normalmente é usado mais por varejistas do que por livrarias.

O diretor de finanças e serviços corporativos da biblioteca, Steve Morris, afirmou que os livros serão armazenados em contêineres, que serão empilhados seguindo um algoritmo que calcula a demanda por certos títulos. “As gruas, na verdade, são a única parte da organização agora que saberão onde está o material”, disse Morris em entrevista à Reuters TV.

“Ao longo do tempo, com o material sendo acessado, o sistema irá lembrar quais livros são mais pesquisados e irá guardar esses livros na frente no prédio, para que sejam acessados mais facilmente”.

Já livros que são raramente procurados eventualmente ficarão no fundo do prédio. A nova tecnologia significa que apenas oito pessoas serão necessárias para acessar o acervo que será mantido no centro.

“Antigamente, andávamos pelos andares e buscávamos os livros nós mesmos, mas com isso, quando estiver tudo lá, tudo o que precisamos fazer é apertar um botão e ele vem até nós”, disse a bibliotecária Alison Stephenson.

Stephenson e seus colegas estão checando os livros que chegam de Londres antes de serem colocados nos contêineres e levados para dentro do prédio pelos robôs.

“Se você colocar um livro na caixa errada nesse prédio, então, com efeito, você nunca mais irá encontrá-lo”, disse Morris.

A construção do centro deve ser concluída até meados de 2011, complementando sua sede no bairro de St. Pacras, em Londres, onde os livros estarão disponíveis 48 horas após serem solicitados de Boston Spa.

Reuters

Fonte: www.terra.com.br

Com 38 participantes, número recorde em cursos na Associação Comercial e Industrial de Ponte Nova em Minas Gerais, o curso Organização de Arquivo - Curso Básico, foi sucesso de público e conteúdo.

A Associação já recebeu solicitação para um segundo curso, que será agendado para breve, já tem inscritos em lista de espera, isto tem demonstrado que o assunto Organização de Arquivo, é importante em todas as cidades do Brasil.

Se você tem interesse em realizar o curso em sua cidade, entre em contato conosco, temos condições super vantajosas para realizar nossos cursos em sua cidade, fale com a Srta. Rogéria, através de nossa Central de Atendimento (11) 2821-6100 ou acervo@acervo.com.br

A ACERVO está já preparando o maior Programa de Aceleração de Cursos do Brasil o PAC - Acervo, onde ministrará em mais de 100 cidades, em todos os estados do Brasil cursos de nossa programação.

Atendendo a vários pedidos para levar os cursos para o interior, a Acervo programará os cursos Organização do Arquivo - Curso Básico e Organização do Arquivo Contábil e Fiscal, em parceria com entidades civis, sindicatos, associações, escolas, ongs etc.

Se você tem interesse em levar nossos cursos para sua cidade, entre em contato conosco, fale com a Srta. Rogéria, através da Central de Atendimento (11) 2821-6100 ou acervo@acervo.com.br

Veja abaixo as cidades inicialmente contempladas por região, nossa programação terá início após o Carnaval, que em 2010, acontece no período de 13 a 26 de Fevereiro.

Região Norte
_Acre
Rio Branco – AC

_Pará
Belém – PA

_Rondônia
Porto Velho – RO

_Roraima
Boa Vista - RR

_Amapá
Macapá – AP

_Tocantins
Palmas - TO

Região Nordeste
_Maranhão
São Luis – MA

_Piauí
Teresina – PI

_Ceará
Fortaleza – CE

_Rio Grande do Norte
Natal – RN
Mossoró – RN

_Paraíba
João Pessoa – PB
Campina Grande – PB

_Pernambuco
Recife – PE
Petrolina – PE

_Alagoas
Maceió – AL

_Sergipe
Aracaju – SE

_Bahia
Camaçari - BA
Feira de Santana – BA
Teixeira de Freitas – BA
Porto Seguro – BA
Salvador – BA
Ilhéus – BA
Vitória da Conquista - BA

Região Sudeste
_Minas Gerais
Barbacena – MG
Belo Horizonte – MG
Betim – MG
Contagem - MG
Sete Lagoas – MG
Divinópolis – MG
Formiga – MG
Governador Valadares – MG
Ipatinga – MG
Itajubá – MG
Juiz de Fora – MG
Lavras – MG
Montes Claros – MG
Patos de Minas – MG
Poços de Caldas – MG
Ponte Nova – MG
Pouso Alegre – MG
Teófilo Otoni – MG
Uberaba – MG
Uberlândia – MG
Varginha – MG
Viçosa – MG

_Espírito Santo
Aracruz – ES
Cachoeiro do Itapemirim – ES
Colatina - ES
Linhares – ES
São Mateus – ES
Serra – ES
Vitória – ES

_Rio de Janeiro
Cabo Frio - RJ
Campos dos Goytacazes – RJ
Duque de Caxias – RJ
Macaé – RJ
Niterói – RJ
Nova Friburgo – RJ
Nova Iguaçu – RJ
Paraíba do Sul – RJ
Petrópolis – RJ
Resende – RJ
Rio das Ostras – RJ
Rio de Janeiro – RJ
São Gonçalo – RJ
São João do Meriti – RJ
Teresópolis – RJ
Valença – RJ
Vassouras – RJ
Volta Redonda – RJ

_São Paulo
Americana – SP
Araçatuba – SP
Araraquara – SP
Barretos – SP
Barueri - SP
Bauru – SP
Botucatu – SP
Campinas – SP
Catanduva – SP
Cubatão – SP
Diadema – SP
Franca - SP
Guaratinguetá – SP
Guarulhos - SP
Itapeva – SP
Jaboticabal – SP
Jundiaí – SP
Mauá – SP
Osasco – SP
Ourinhos – SP
Piracicaba – SP
Presidente Prudente – SP
Registro – SP
Ribeirão Pires – SP
Ribeirão Preto – SP
Santo André – SP
Santos – SP
São Bernardo do Campo – SP
São Caetano – SP
São Carlos – SP
São João da Boa Vista – SP
São José do Rio Preto – SP
São José dos Campos – SP
São Paulo – SP
Sorocaba – SP
Taubaté – SP
Votuporanga – SP

Região Sul
_Paraná
Apucarana – PR
Araucária - PR
Campo Mourão – PR
Cascavel – PR
Curitiba – PR
Foz do Iguaçu – MG
Francisco Beltrão – MG
Jacarezinho – PR
Londrina – PR
Maringá - PR
Paranavaí – PR
Pato Branco – MG
Ponta Grossa – PR
Toledo – PR
Umuarama – PR

_Santa Catarina
Blumenau – SC
Chapecó – SC
Criciúma – SC
Florianópolis – SC
Itajaí – SC
Joaçaba – SC
Joinville – SC
Lages – SC
São Miguel do Oeste – SC

_Rio Grande do Sul
Bagé – RS
Bento Gonçalves – RS
Canela – RS
Canoas – RS
Caxias do Sul – RS
Gravataí – RS
Lajeado – RS
Nova Hamburgo – RS
Osório – RS
Pelotas – RS
Porto Alegre – RS
Rio Grande – RS
Santa Maria – RS
São Borja – RS
São Leopoldo – RS
Triunfo - RS

Região Centro Oeste
_Mato Grosso
Cuiabá – MT
Rondonópolis – MT

_Mato Grosso do Sul
Campo Grande – MS
Corumbá – MS
Ponta Porã - MS

_Goiás
Goiânia – GO
Itumbiara – GO
Anápolis – GO
Catalão – GO
Caldas Novas – GO

Serão visitadas uma média de 10 cidades por mês, não deixe para última hora, faça sugestão de sua cidade, o planejamento de eventos é uma garantia do seu sucesso.